Планирате бизнес промени? Използвайте метода „Стълбата“, за да не се объркате в процеса

„Деветнадесет етапа с всякакви подточки и резерви. Вие сами се нуждаете от консултант, за да разрешите тези глупости ”, каза веднъж Джон Котър, професор в Harvard Business School и експерт по управление на промените. За да не получавате такъв коментар, когато сменяте процеси в компанията, използвайте метода „Стълба“.

Издателство МИФ публикува книгата на Бен Тайлър Великата сила на промяната. В него холандски поведенчески учен, магистър по комуникационни науки и доктор по икономика и бизнес споделя методология, която ще ви помогне компетентно да изградите промяна – в бизнеса и дори в живота.

Трите тези на тази глава са:
  1. Промяната е трудна, така че опитайте да възприемете прост подход.
  2. Стълбата има три стъпки: цел, поведение и подкрепа.
  3. Как работи всичко? Планирайте отгоре надолу, опитайте отдолу нагоре.

Джон Котър е професор в Harvard Business School и вероятно най-известният експерт по управление на промените в света. Преди няколко години говорих с него в подготовка за семинар. Това беше третата ни среща и бях малко нервен. 

Котър е доста раздразнителен човек. Няма да имате време да мигнете, тъй като ще го вбесите.

Разговорът обаче се оказа доста приятен. Открихме общ източник на разочарование: прекалено сложните модели, които много консултанти използват, за да стимулират промяната в организациите.

„Можеш да полудееш“, беснееше Котър. – Деветнадесет етапа с всякакви подточки и резерви. Вие самият се нуждаете от консултант, за да разрешите тази глупост. Изглежда, че това е, което преследват. Ако човек вложи нещо подобно в презентация, обикновено е само за да докаже, че е по-умен от другите. Най-умният човек в стаята.“

Според неговия опит всеки процес на промяна е сложен и особен, така че няма смисъл да се разработват модели и теории, като се вземат предвид всички нюанси.

Когато става въпрос за промяна, имате нужда от набор от прости правила и принципи. Бъдете прости и непрекъснато ги прилагайте към ситуации, които срещате.

Прост, но ефективен модел

„Стълбата“ е преди всичко инструмент:

  • да се направи ясен и разбираем план от три точки. 

Такъв модел е много необходим: много организации създават изключително раздути, неясни и сложни проекти за промяна и развитие и много хора искат да променят нещо в живота си без план и в най-добрия случай имат неясни намерения.

  • да организира логично и удобно информацията, получена чрез изследване на поведението. 

Моят модел взема предвид ключовите прозрения и улики, които подобни изследвания предоставят, и в естествената последователност, която обикновено разработва план: първо поставете цел, след това помислете как да я постигнете.

Стълбата е с три стъпала. Те съответстват на трите етапа, които следва всяка промяна:
  1. поставяне на цели – ако искате да постигнете нова цел или нови резултати, ще трябва да промените поведението си;
  2. артикулиране на желаното поведение – ако искате да промените поведението, това няма да стане автоматично: трябва да привлечете определена подкрепа;
  3. осигуряване на подкрепа. 

 

Три стъпки

Етап 1. Цел

Всяка промяна има крайна цел: нова ситуация или резултат, към който се стремите.

Целта е това, което в крайна сметка ще оправдае положените усилия за постигане на промяна. Като цяло почти всяка промяна започва с факта, че човек иска да постигне нещо, мечтае за нещо различно, ново, по-добро.

За една компания това е: 

  1. направи управлението по-ефективно и иновативно, 
  2. увеличаване на печалбата и социалната значимост.

На лично ниво това са: 

  1. влезте във форма 
  2. подобряване на взаимоотношенията, 
  3. осигурете финансово благополучие 
  4. научете нов език.

В обществото става дума за: 

  • безопасност на движението, 
  • намаляване на емисиите на въглероден диоксид, 
  • достъпно здравеопазване, 
  • качествено образование.

Вече на ръба на промяната, хората обикновено разбират от какъв резултат се нуждаят. Понякога крайната цел може да бъде формулирана по-точно, но образът на желаното винаги присъства.


Колко цели да си поставите?  Един по един!


В компанията и в ежедневната работа е напълно възможно да се стремите към няколко цели едновременно – при условие че рутинното поведение е достатъчно за постигането им. Ако сте предприемач, не се колебайте да си поставите бизнес цели, здравни цели и цели, свързани с класа, стига всичко това да може да се направи с поведението, което вече сте усвоили. Това е добре.

Но когато искате да промените нещо, да направите нещо, което изисква ново поведение, трябва да има само една цел. Това ще бъде трудно и без това.

Ако имате повече от една цел, не забравяйте да дадете приоритет. В повечето случаи ще се окаже, че накрая времето ще стигне само за първия елемент от списъка.

Етап 2: Поведение 

За да се постигне различен, нов, по-добър резултат, поведението също обикновено трябва да бъде различно, ново и по-успешно. 

Понякога се отнася за един човек, понякога за няколко. Понякога едно действие е достатъчно, но обикновено новото поведение трябва да стане постоянно. Трябва да се формират нови навици, които ще ви позволят да получите нов траен резултат.

Помислете за това за момент: докато промяната започва с големи стъпки (като стартиране на собствена фирма), да станете или да останете успешен предприемач все още изисква да работите върху нови навици.

Да се ​​научите да променяте навиците си е важно, но това често е слабото звено, когато става въпрос за промяна.


Твърде мъгливо, „леко и свободно“ 


Когато се заемат да променят нещо, много хора нямат ясна представа какво поведение ще е необходимо за постигане на целта и често формулират намеренията си твърде неясно. 

Ето някои популярни, но неясни поведенчески цели:

  • „Трябва да обърнем повече внимание на човешкия фактор“
  • „Искам да прекарвам по-малко време на смартфона си“
  • „Ще ядем по-малко и ще се движим повече“

Не е лесно и не винаги е социално приемливо поведението да се дефинира ясно и конкретно. Хората често смятат, че е по-лесно да измислят или да приемат съвети без задължение, вместо директни инструкции.

Като цяло неясните идеи обикновено им подхождат доста добре. Ето защо в една компания, например, може да бъде полезно да насърчите служителите да формулират сами какви промени искат в областта на поведението – мисленето на тази тема обикновено ги мотивира. 

Според моя опит много хора не обичат да им се задават упорито водещи въпроси: „Какво точно ще направите, за да постигнете тази цел?“ В един момент обаче хората стигат до конкретна представа за своите намерения.

Когато искате да промените нещо, винаги е време за ясни формулировки.

  • Кой и как трябва да действа, за да изпълни задачата? 
  • Колко често, колко дълго, с каква интензивност трябва да се прави? 
  • Къде, кога, с кого? 

За успешна промяна е важно да се гарантира, че тези, които ще прилагат поведението на практика, ясно разбират какво се изисква от тях.

Тук следвам просто, но строго златно правило: трябва да е възможно да се демонстрира и симулира желаното поведение.


Ключово поведение


Отново, промяната на поведението е трудна и успехът обикновено идва само ако си поставите не повече от една цел наведнъж. 

След това е необходимо да се избере поведението, което ще бъде най-полезно за постигането на тази цел и което, ако е възможно, ще има само положителни странични ефекти. Това поведение се нарича ключово поведение.

Да приемем, че вие ​​като мениджър решите да използвате творческия потенциал на всички ваши служители . 

Ключовото поведение тук е да се покаже любопитство: задавайте отворени въпроси на срещи. Това не само ще отприщи тяхната креативност, но и ще подобри отношенията в екипа, а колегите може дори да започнат да ви подражават. 

В някои случаи поведенческите учени позволяват изключение от правилото за една промяна в даден момент.

Факт е, че понякога ключовото поведение трябва да бъде подкрепено по някакъв начин. Например, ако решите периодично да провеждате лични разговори с всички служители, ще трябва да делегирате някои задачи от графика си на някого . Доста логично, нали?

Етап 3. Подкрепа

Това включва всички начини, по които можете да затвърдите новото, желано поведение. 

Убедителната цел и добрите намерения обикновено имат малък или никакъв ефект върху поведението, така че ако проблемът е наистина важен, ще трябва да отидете една крачка напред и да се уверите, че поведението наистина се променя. 

Инструментите за поддръжка се предлагат във всякакви размери и разновидности. Ето само няколко примера:

  • Голяма бяла дъска на стената на офиса, на която ежедневно отбелязвате какви стъпки сте предприели, за да постигнете целта си.
  • Курсове за правилно общуване с деца и разрешаване на трудни ситуации в процеса на тяхното възпитание.
  • Пътни знаци, стеснения на пътното платно и неравности в жилищните квартали, благодарение на които шофьорите намаляват без дори да се замислят.

От трите стъпала на Стълбата подкрепата често е най-слабото звено в процеса на промяна.


Това е съвсем естествено, защото когато няма ясно дефинирана цел, а желаното поведение е описано неясно, става невъзможно да се осигури точно насочена подкрепа. 

Освен това много хора нямат представа какви методи биха могли да използват, за да затвърдят желаното поведение. Дори много професионални лидери, като мениджъри и администратори, често се ограничават до това да излязат на трибуната и да кажат най-общо какво трябва да се случи. 

Почти всяка седмица чувам от мениджърите нещо като: „Нека се опитаме да поставим клиентите на първо място през следващите няколко месеца.“ Понякога това е последвано от добронамерен призив като: „Помагайте си като колеги и ще успеем“. И това е всичко.


Една цел, едно поведение, три опори


Една опора не е достатъчна. Затова прилагам златното правило, което може да се формулира като „едно – едно – три“. 

Ако решите да промените нещо, поставете една цел, изберете едно поведение и изберете три различни начина на подкрепа или дори повече.

 

Няколко скрити предимства

Една проста структура помага да разберете как да приложите промените стъпка по стъпка. Нека го повторим отново:

  1. поставете си цел – определете какво искате да постигнете;
  2. опишете какво поведение би изисквало;
  3. помислете каква подкрепа ви е необходима, за да се държите правилно.

Този модел ви позволява да организирате конкретно и ясно всичките три етапа, преди да продължите с промените. Това далеч не е лукс, особено ако работите с други хора.