Етапи при внедряване на ERP софтуер. 

За да се постигне добър резултат е необходим задълбочен анализ на дейността, бизнес процесите на фирмата, особеностите и спецификата на бранша в който работи, както и перспективите за развитие на организацията.
Именно добре свършената работа на този етап може да доведе до успешно внедряване на самия продукт и достигане на търсения икономически ефект.

Основни стъпки при внедряването на ERP системата

Специалистите на Еникомп правят анализ на дейността на клиента с цел опознаване на структурата и дейността, бизнес процесите и нормативните изисквания. Съвместно се разработват целите и изискванията към бъдещото решение и на базата на тази информация се изготвя предложение за автоматизиране на дейността.

В този комплекс от мероприятия влизат:

• Анализ на всички бизнес процеси при клиента.
• Събиране на информация относно нуждите на клиента, потребностите и очакванията към бъдещото решение.
• Изготвя се предложение за ефективно решение за удовлетворяване на нуждите на клиента, включващо усъвършенстване, модифициране и промяна на текущите бизнес процеси в организацията.
• На основата на получената информация се планират сроковете за реализиция и бюджета, който ще бъде необходим.
• Изготвя се план който съгласува и утвърждава концепциите за реализиране на проекта, изменението в настоящите бизнес процеси, както и съответните отговорници за реализирането му.
• След завършване на внедряването се прави контролинг на плана и степента на изпълнение на поставените задачи.

Грешки при внедряване

Внедряване на информационна система: основни проблеми и задачи

Внедряването на система за автоматизирано управление, както и преобразуване структурата и организация на предприятието, е сложен и трудоемък процес. Възникващите проблеми са добре описани и формализирани, като са предложени ефективни методически решения. Изучаването на тези проблеми и подготовката за тях значително облекчават процеса на внедряване и повишават ефективността на използването на системата.

По долу са дадени основни проблеми и задачи възникващи в повечето случай при внедряване на системи за управление както и решенията им.

Основни проблеми и задачи, изискващи особено внимание при решаването им.

• Отсъствие на задание от мениджмънта на предприятието;
  Необходимост от частично или пълно реорганизиране на в предприятието;
  Необходимост от изменение на бизнес процесите;
  Съпротивление породено от сътрудниците в предприятието;
  Необходимост от формиране на квалифицирана група за внедряване и поддръжка на системата, избор на подходящ ръководител-екип;
• Отсъствие на задание от мениджмънта на предприятието

Този проблем е един от най-важните и сложни в целия процес на преминаване към ERP система. На пръв поглед тази точка може да се съчетае с точка две реорганизиране структурата на предприятието, но погледнато реално е по-обширна и освен основните методики на управление включва и философски и психологични аспекти. Същността на този проблем се състои в това, че повечето ръководители в дадено предприятие вземат решения на база опит, интуиция и свое виждане отколкото на потока от структурирана и динамична информация. За това като правило е, че ако попитате ръководител да опише в каквато и да е форма структурата на управление и ситуациите, при които се вземат управленчески решения, то отговорите ще са необосновани.

Компетентна формулировка на проблемите и поставяне на задачи от мениджмънта се явява много важен фактор, който влияе на успеха на начинанието и на бизнес-организацията като цяло. Например напълно безполезно е внедряването на модул бюджетиране при положение, че няма да се използва от мениджмънта на компанията.

За съжаление в България в момента няма единен национален подход в управлението на предприятия, като за целта се използва предимно западна теория (която не адекватна в много случай)

Нещата които трябва да направим, за да внедрим успешно една такава система е да формализираме максимално заданието и контурите на бизнес процесите, които искаме да автоматизираме. Това става в съвместна работа с екипа по внедряване и мениджърите на предприятието.

Необходимост от частично или пълно реорганизиране в предприятието

В процеса на внедряване обикновено е нужно реорганизиране на предприятието. Като основен етап е пълното изследване и анализиране на бизнес процесите във всичките им аспекти. На база резултатите се прави бъдещ план за изграждане на информационната система в предприятието. Целта е да се отстранят тесните места и местата, които вкарват безсмислен преразход както паричен така и времеви. Така ще се повиши ефективността на основните бизнес процеси. Под реорганизация на предприятието не се разбира цялостна реорганизация, а само там където е необходима и където няма да попречи на основната дейност.

Необходимост от изменение на бизнес процесите

Една ефективно изградена ERP система ще внесе промяна в съществуващата технология на планиране, управление и контрол на бизнес процесите. Обикновено всеки документ се отнася само до конкретното информационно ниво, докато при интегрирана ERP система тези документи се създават автоматично на основание първичен документ, като служителите отговарят за следенето и напътстването на тези документи. Според вида и спецификата на предприятието, използваните модули и настройки зададени в ERP при поръчка от клиент, която да се изпълни на по-късна дата, системата автоматично генерира документи на всички нива например за заявка, производство, изписване, продажба и платежни документи за конкретната дата и т.н. Този начин на работа изисква промяна на бизнес-процесите, която става по време на етап внедряване.

Съпротивление породено от сътрудниците в предприятието

При внедряване на системата обикновено се забелязва несъгласие и съпротивление от сътрудниците на предприятието, което се явява пречка за нормалното внедряване и нормалната работа на екипа по внедряване. Тези пречки се пораждат от човешки фактори като: страх от нововъведения, консерватизъм, страх от загуба на работата, страх от нарастващите отговорности. Решение на тези проблеми може да е подпомагане и комуникация със сътрудниците от висшия ръководен персонал взел решение за преминаването към ERP.

Създаване на чувство на изобретателност при внедряването;
Делегиране на достатъчни права на екипа по внедряване за да се справят със евентуално съпротивление дори и от по висши сътрудници;
Винаги да се подкрепят и спазват всички организационни решения приети в устен или писмен вид

Необходимост от формиране на квалифициран екип за внедряване и поддръжка на системата, избор на подходящ ръководител-екип

Внедряването на повечето големи системи може да се направи по следния начин: в предприятието се формира малка работна група (3-6 човека) които се обучават по системата колкото може повече, като след това тази група поема значителна част от работата по внедряването и поддръжката. По този начин предприятието има бърз и не скъпо струващ достъп до експерти по системата, които могат да решават болшинството от възникнали проблеми, до-настройка и най-важното нискоструващо и ефективно обучение на сътрудниците. Сформирането на силен екип обезпечава успешното реализиране на проекта.

Особено важен е изборът на ръководител на тази група, както и на системния администратор. Ръководителя е нужно да има солидни знания в компютърните технологии, както и добро икономическо познаване на бизнес процесите в предприятията. Следните принципи са основни правила които трябва да следва екипа по внедряване:

Експертите от работната група трябва да имат: компютърни познания (желание за развиването им), комуникативност, отговорност и дисциплинираност;
Внимателно трябва да се подбере администратора на система тъй като той ще има достъп до чувствителна за предприятието информация;
Евентуално освобождаване на човек от екипа може да се отрази негативно на крайния резултат. Затова екипа трябва да се избира от предани и надеждни хора;
След сформиране на групата е нужно ръководителя на групата да опише и разпредели задачите, начертае план и оформи отчети;

Изброените проблеми често възникват при внедряване на ERP система. Конкретните решения могат да се различават поради естеството и спецификата на предприятието в което се внедрява, а решаването на специфични проблеми ще изисква допълнително обсъждане и задълбочено размишляване. За целта винаги може да се разчита на професионални бизнес консултанти за справяне с проблемите.