Нищо не е поверително, внимавайте какво пишете!

Независимо дали ни харесва или не, отговарянето на имейли отнема голяма част от работното ни време. А сега, когато милиони работят от вкъщи дистанционно общуване по имейл, вероятно отнема дори повече време от обикновено.

Американските служители  прекарват приблизително по пет часа на ден, проверявайки работен и личен имейл, показва проучване от 2019 г., направено от Adobe. Докато работата става по-гъвкава, служителите проверяват входящите си кутии, докато гледат телевизия, лежат в леглото, хранят се, а понякога дори по време на шофиране, установи Adobe.

„Много професионалисти все още не знаят как да използват имейлите по подходящ начин. Поради големия обем съобщения, които четем и пишем, може да сме по-склонни да правим неудобни грешки и тези грешки могат да имат сериозни последици”, казва кариерният коуч Барбара Пахтер.

Тя очертава основите на съвременния имейл етикет в книгата си „Основите на бизнес етикета“. Business Insider извади най-съществените правила, които трябва да знае всеки, който редовно праща работни съобщения по имейл.

1. Включете ясна тема /относно/

Примерите за добра тема включват „Датата на среща е променена“, „Бърз въпрос относно вашата презентация“ или „Предложения за оферта“.

„Хората често решават дали да отворят имейл въз основа на темата. Изберете тема, която позволява на читателите да разберат, че се справяте с техните проблеми или бизнес проблеми”, обяснява Пахтер.

2. Използвайте професионален имейл адрес

Ако работите за компания, трябва да използвате имейл адреса на вашата компания. Но ако използвате личен имейл акаунт, независимо дали сте самостоятелно заети или просто го харесвате от време на време за кореспонденции, свързани с работата, трябва да бъдете внимателни, когато избирате този адрес, казва Пахтер.

Винаги трябва да имате имейл адрес, който предава вашето име, така че получателят да знае точно кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адреси, които не са подходящи за използване на работното място, като „babygirl @ …“ или „beerlover @ …“ – без значение колко ги харесвате.

3. Помислете два пъти преди да натиснете бутона „ reply all“

Пренебрегването на имейлите може да бъде трудно, тъй като много работници получават известия за нови съобщения на своите смартфони или се разсейват от изскачащите съобщения на екраните на техните компютри. Въздържайте се да натиснете „отговори на всички“, освен ако наистина не смятате, че всички в списъка трябва да получат имейла.

4. Включете блок за подпис

Предоставяйте на читателя си малко информация за вас, предлага Пахтер. Като цяло това включва вашето пълно име, име на компанията, длъжността, която изпълнявате, както и вашата информация за контакт, включително телефонен номер. Използвайте същия шрифт, размер на шрифта и цвят като този в останалата част от имейла.

5. Използвайте професионални поздрави

Спокойният характер на нашите писания не трябва да влияе на поздравяването в имейл. Хей е много неформално поздравяване и по принцип не трябва да се използва на работното място. И Йо също не е наред. Използвайте вместо това Здравейте, колеги!“, обяснява Пахтер. И съветва да не се съкращава името на някого. Кажете „Здравей, Майкъл“, освен ако не сте сигурни, че предпочита да бъде наричан „Майк“.

6. Използвайте удивителния знак умерено

Ако решите да използвате удивителен знак, използвайте само един, за да предадете вълнение. Хората понякога се увличат и поставят редица възклицателни в края на изреченията си. Резултатът може да изглежда твърде емоционален или незрял. Удивителните знаци трябва да се използват умерено в писмена форма.

7. Бъдете предпазливи с хумора

Хуморът лесно може да се изгуби в превода без точния тон или изражението на лицето. В професионален обмен е по-добре да избягвате хумора от имейли, освен ако не познавате добре получателя. Също така нещо, което смятате за смешно, може да не е смешно за някой друг.

8. Хората от различни култури говорят и пишат различно

Неправилното общуване може лесно да възникне поради културни различия, особено в писмена форма, когато не можем да видим езика на тялото си един на друг. Приспособете съобщението си към културния произход на получателя.

Трябва да имате предвид, че японци, араби или китайци ще искат да ви опознаят добре преди да правят бизнес с вас. Следователно може да е обичайно бизнес сътрудниците от тези страни да бъдат по-лични в своите делови документи. От друга страна, хората от Германия, САЩ и Скандинавските страни предпочитат бързо да стигнат до въпроса.

9. Отговорете на имейла, дори ако той не е бил предназначен за вас

Трудно е да се отговори на всяко имейл съобщение, изпратено някога до вас, но трябва да опитате. Може да отговорите и на имейл, който е бил изпратен случайно до вас, особено ако изпращачът очаква отговор. Това, че отговаряте, говори, че притежавате добра бизнес етика.

Ако не знаете как да отговорите на грешен имейл, ето една идея: „Знам, че сте много заети, но не мисля, че сте искали да ми изпратите този имейл. И исках да ви уведомя, за да можете да го изпратите на правилния човек”.

10. Прочетете всяко съобщение

Грешките ви няма да останат незабелязани от получателите на вашия имейл. И в зависимост от получателя, може да бъдете порицани за това, че сте ги направили. Не разчитайте на проверка на правописа. Прочетете и прочетете имейла няколко пъти на глас преди да го изпратите.

11. Напишете лично имейл адреса на получателя

Дори когато отговаряте на съобщение, е добра предпазна мярка да изтриете адреса на получателя и да го поставите само, когато сте сигурни, че съобщението е готово за изпращане.

12. Проверете два пъти дали сте избрали правилния получател

Бъдете внимателни, когато пишете име от адресната си книга в линията „До“ в имейла. Лесно е да изберете грешно име, което може да бъде смущаващо за вас и за човека, който получава имейла по погрешка.

13. Поддържайте класическите шрифтове в имейла

За бизнес кореспонденция изберете класически шрифтове и цветове. Основното правило гласи, че вашите имейли трябва да бъдат лесни за четене от други хора. Като цяло е най-добре да използвате шрифтове като Arial, Calibri или Times New Roman с размер 10 или 12. Що се отнася до цвета, черното е най-сигурният избор.

14. Поддържайте добър тон и бъдете учтиви

Тъй като шегите се губят в превода, понякога е лесно тонът ви да бъде разбран погрешно от отстрещната страна без сигналите, който бихте получили от тона на гласа и изражението на лицето ви. За да избегнете недоразумения, е добре да  прочетете съобщението си на глас, преди да натиснете бутона за изпращане. Така ще изчистите от текста всичко, което ви звучи грубо. И винаги казвайте „Моля“ и „Благодаря“.

15. Нищо не е поверително, затова внимавайте какво пишете

Винаги помнете, че всяко електронно съобщение оставя следа. Основното, с което трябва да свикнете, е че другите ще видят какво пишете. Така че не пишете нищо, което не бихте искали всички да прочетат. По-конкретно, нещо, което би било във ваш ущърб. В крайна сметка имейлът е лесен за предаване и е по-добре да бъдете предпазливи, отколкото после да съжалявате.

Източник: Business Insider

Редактор: Нели Тодорова

Източник: https://www.manager.bg/

Разгледайте още: софтуер и услуги

Прочетете още: Поддръжка на ERP системи: Защо е важна и как да я управлявате