Не чакайте „по-добри времена“: трябва да изпълняваме проекта при всякакви условия

Реагирайки на кризи, мениджърите често оставят само ядрото на бизнеса и намаляват „допълнителните“ разходи. Логиката е ясна – да се замразят дейности, да се пестят ресурси до „по-добри времена“. Положителни промени в икономиката обаче могат да се очакват много дълго време.

Член на борда на директорите на Академията по мениджмънт WINbd и партньор на стартиращото студио „Отворени иновации“ Вениамин Кизеев разказва за управление на проекти във времена на криза.

Преди имаше само икономически кризи , но сега има много повече възможности: политически (за които започнахме да забравяме), екологични (които не сме срещали преди), технологични . Една криза отстъпва място на друга, като не дава време за отдих. 

Спасявайки бизнес, мениджърите замразяват процесите и след това с изненада забелязват, че други компании продължават да растат, понякога многократно! Всички можехме да видим това по време на пандемията.

Не отлагайте развитието

Става ясно, че изчаквателният подход трябва да се промени – трябва да действаме в състояние на несигурност и да се развиваме в кризи, защото друг път няма да има. Печелят тези, които виждат възможности, преразпределят портфолиото и развиват компанията.

Двигатели на промяната

Можем да назовем доста фактори, които допринасят за нестабилността и предизвикват промяна:

  • Индустрия 4.0 : ускоряване на възприемането на технологиите, промяна на бизнес моделите. 
  • Пандемията и следпандемичният свят: прекъсване на веригата за доставки.
  • ESG : глобална промяна във фокуса и критериите за оценка на стойността.
  • Напрежение и ситуацията със спецоперацията: разединение и неразбирателство.

Нови двигатели са точно зад ъгъла: нестабилност на околната среда и климата, нови вируси, нарастващо неравенство, конфликти.

Крехък, смущаващ, нелинеен и неразбираем свят

За да замени 35-годишната концепция за света на VUCA, споменат за първи път през 1987 г., идва BANI-world, концепция, спомената за първи път в Facing the Age of Chaos от Джамаис Кашо през 2020 г. 

Нестабилността е заменена от крехкост : обичайният ход на събитията може да се промени за една нощ. Несигурността ни вдъхва безпокойство: пандемиите и конфликтите ни карат да се съмняваме в бъдещето. 

Сложността е заменена от нелинейност : познатите алгоритми са заменени с нови комбинации, а понякога дори напълно променени. Неяснотата беше движена от неразбираемост, сякаш предпазваше от опити да се разбере всичко, което се случва, да се разглобят причините и следствията.

Новият свят изисква нови управленски умения

  1. Възможност за използване на инструменти за работа с промени/иновации.
  2. Способността да получават, проверяват и създават знания в ключовия им опит. 
  3. Способността да управляваш себе си, своето състояние и състоянието на другите.

Инструменти за справяне с промяната и иновациите

Бързите външни промени формират търсене на вътрешни промени. В същото време естеството на промените е такова, че старите методи спират да работят: необходими са нови решения, нови начини и нови методи за постигане на резултати – това са самите иновации, решенията, които мениджърите трябва да търсят в най-кратки срокове. възможно време. 

Класическото определение ни обяснява, че иновацията се състои от две части: идеи и изпълнение . Благодарение на „отворените данни“ и интернет, идеи и прототипи започнаха да циркулират по света без никакви специални ограничения и нещата са по-трудни със скоростта на изпълнение, въпреки че скоростта на внедряване на промените е критерий, който определя способността на компания не само да оцелее, но и да се развива.

Шест елемента на работа с иновации 

  1. Изучаване на тенденциите. Държим пръст на пулса.
  2. Направете анализ на състоянието на компанията и нейното място на пазара. Разбираме къде се намираме сега и къде е останалата част от света.
  3. Напишете стратегия за развитие. Задаваме насоки за действие и критерии за избор на възможности.
  4. Прилагайте и наблюдавайте резултатите.  Стартираме процедурата за избор на най-добрите инициативи и ги превръщаме в резултати за компанията.
  5. Използвайте експертиза.  Развийте мрежа от партньори и експерти, консултирайте се, синхронизирайте и получавайте обратна връзка. 
  6. Разпространете промените в цялата компания. Ние превръщаме натрупания опит в интелектуален актив, обучаваме всички служители и създаваме нова корпоративна среда.

За да прави иновации, е важно компанията да изпълни всичките шест стъпки . Случва се управлението да не е синхронизирано с реалната ситуация на пазара, случва се лошо да се извърши анализът на конкурентите, оттам и неправилното позициониране, а някои нямат стратегия за развитие.

Проектни дейности за въвеждане на иновации

Най-често компаниите имат проблем с изпълнението и контрола на резултатите. Компаниите правят прогнози, идентифицират стратегически пазарни възможности, пишат стратегии, но остават да събират прах под формата на нереализирани документи. 

Именно с това отдаваме многократното нарастване на търсенето на компетенции в областта на проектните дейности. Проектната дейност е механизмът, който осигурява развитието, прехода от състояние А към състояние Б.

Ние регулираме проектната дейност на фирмата

За да оцените обема на проектните дейности в компанията, анализирайте с какъв бюджет работи вашата организация в логиката на проекта: оценете обема на инвестициите в трансформация, развитие, инвестиции, дигитални проекти. В повечето организации тази сума е една четвърт от общия бюджет, а в някои е повече от половината.

Повечето от дейностите по проекта все още се извършват по „свободен ред”, което означава, че компанията няма регламент, който да определя логиката на изпълнение на проекта. 

Оказва се, че значителна част от бюджета на организацията се изразходва за нерегламентирани, несистемни дейности. Става очевидно защо много добри начинания се озовават на рафта, просто компанията няма релси как да ги превърне от идея в реалност.  

За успешно стартиране на иновативни проекти, всички участници трябва да разбират алгоритъма за изпълнение на проекта, изискванията за резултати, механизмите за разпределяне на ресурсите и отговорността.

 

Ние получаваме, проверяваме и създаваме знания в нашия ключов опит

Проектната дейност е двигателят, който ви позволява да сте в крак с новите възможности или да правите необходимите промени, така че е важно мениджърите на бъдещето да могат да надхвърлят традиционните оперативни дейности, да могат да работят в режим на проект, да да могат да избират методики.

Три компонента на бизнеса, върху които мениджърът влияе

  • Основен бизнес , който генерира приходи днес. Този процес не трябва да се прекъсва, той изисква допълнителна енергия и усилия за повишаване на ефективността, премахване на рисковете от престой и разрешаване на форсмажорни обстоятелства.
  • Възникващи проекти , които могат да бъдат разширения на основния бизнес или самостоятелни нови проекти. Тук са необходими други подходи за стимулиране на бърз растеж в изолация от подтискащата бюрокрация. 
  • Създаване на ценни перспективни възможности . Днес тези възможности понякога може да изглеждат абсурдни, но вдругиден те ще се превърнат в убийци на root бизнес. 

Можете да бъдете успешни в момента, да се съсредоточите върху основния си бизнес, да намалите разходите за всичко останало и да живеете здраво и ефективно за известно време. В дългосрочен план разбираме, че това ще доведе до изчерпване на ресурсите, загуба на ефективност и загуба на конкурентоспособност на компанията. 

Ако фокусът на мениджъра е само върху краткосрочните перспективи, мениджърът става роб на сегашната система и пленник на „традициите”, неспособен да възприема новото. 

Фокусирането върху иновативни проекти може да доведе до загуба на ресурси за проекти, които все още не са зрели, и до загуба на инвестиции. Способността да бъдете балансирани и в трите бизнес хоризонта (основен бизнес, проекти за развитие, перспективи за развитие) повишава стойността на вашите управленски решения и в резултат на това вашата стойност! 

Баланс на хоризонта на планиране и скоростта на разработка 

Оценете срока на инвестиционните решения, взети от компанията

Ако продължителността на вашите инвестиционни решения е една година, тогава е лесно да правите прогнози: знаете точно какво ще се случи с вашия основен бизнес предварително, вече сте разгледали проекти за развитие след една година и трябва да разгледате бъдещи опции след две години. 

По-трудно е, когато инвестиционният ви хоризонт е три или повече години. Ще трябва да планирате развитието на основния бизнес три години напред, да стартирате проекти за развитие шест години напред и да оцените възможностите за девет години напред.

Как да намалите разходите за човешки ресурси с платформа на свободна практика. Повече подробности на линка

Зрялост и скорост на развитие на вашата индустрия и пазар

Този индикатор влияе на времето, което трябва да отделите за научаване на нови неща. Едно е, когато сте в консервативна индустрия с нисък процент на промяна, тогава можете да си позволите съизмерим процент на получаване на нови знания (два курса на година), друго е, когато текущите алгоритми са напълно амортизирани за една или две години , тогава трябва да планирате тренировки 30-40% от времето.

 

Да управляваме себе си и хората около нас

Да управляваме себе си и държавата си е очевидната и една от най-трудните точки, защото в този случай обект на контрол сме ние самите. Това означава, че за управленско влияние човек трябва да се научи да отделя част от себе си, която може безпристрастно да промени системата. 

Не искам да усложнявам нещата още повече, но в този момент наистина влизаме в зоната на най-голямо разнообразие от човешка природа и мотиви. За някои спортът е подходящ за поддържане на себе си , за други за медитация, семейство, хобита или нещо друго. 

Могат да се подчертаят само ключовите умения, отразени в световните стандарти, като: 

  • самоосознанность и самоорганизация;
  • лична почтеност и надеждност; 
  • лидерство;
  • междуличностни комуникации.

Повече подробности можете да намерите например в Изискванията на IPMA за компетентността на професионалистите в управлението на проекти, програми и портфолио. 

За нас е важно, че този елемент изисква от мениджърите на бъдещето да намерят време, възможност да изучат себе си, навиците, реакциите си, инструментите за работа с тяхното състояние. Няма как мениджърът на бъдещето да избяга от задачата да опознае себе си!

 

Нека обобщим

Един нестабилен свят изисква промени от мениджърите: днес минималният набор от изисквания включва изучаване на инструменти за работа с иновации, инструменти за проектни дейности, планиране на собствено обучение и време за анализ и собствени трансформации. 

Това е малка чанта с умения, но си струва да посветите времето и ресурсите си за тях, за да сте готови за настоящето.