Да се ​​научим да оценяваме ефективността си и да изграждаме лична стратегия за развитие: съвет от експерт

Успешните хора работят усилено. Но всички ли работим по малко? Очевидно е, че днес е важно да бъдете по-ефективни от другите и себе си в миналото, правилно да разпределяте усилията си и да отделяте време само за това, което е необходимо за постигане на вашите цели. 

Затова днес ще говоря за това как да провеждам самодиагностика на личната ефективност на работното място и какви техники ще помогнат за това.

Обратна връзка

Обратната връзка е един от най-мощните инструменти за обмен на информация между служителите. Ако следвате основните правила за събиране на обратна връзка, можете сериозно да повлияете на качеството на работата си.

Разбира се, всяка работа може да бъде описана с числа и графики, но всеки работи преди всичко с хора и погледът на колегите отвън може да разкаже много за вас.

На първо място, това е обратна връзка от непосредствения ръководител. Човекът, който ви поставя определени задачи, може със сигурност да каже дали е доволен от начина, по който ги изпълнявате.

И ако в компанията няма практика мениджърът да дава обратна връзка редовно, инициативата може да дойде от служителя . 

Най-показателното нещо е да се сравнявате с други колеги, които вършат подобна работа на подобна позиция.

За мениджъра изглежда точно така: има служители от един и същи профил, можете да ги сравните.

Така че защо не работите сами по тази тема и не потърсите резерви на собствената си ефективност чрез обмен на най-добри практики? Разбира се, това е възможно в тези компании, където е обичайно да се споделят резултати и няма атмосфера на нездравословна конкуренция .

Данни от производствени системи

Ако вашият екип използва някаква система за управление на разпределението на задачите и проследяване на състоянието на изпълнение (ние използваме Kaiten), можете да използвате данните от нея, за да оцените ефективността си, заедно с обратна връзка от колеги.

• Колко задачи решавате в сравнение с други служители с подобни отговорности?
• Ако изпълняват подобни задачи по-бързо, правят повече от тях за единица време, тогава за сметка на какво?

Винаги можете да се обърнете към колега и да го помолите да сподели своя опит в решаването на подобни проблеми.

Разбира се, най-показателни в този смисъл ще бъдат данните от специализираните системи. Например решения за анализиране на продуктивността на служителите.

Такива системи включват личен акаунт на служител, който ви позволява да анализирате часове активност, време, прекарано за определени задачи, използвани работни инструменти, общо натоварване за определен период от време и редица други показатели.

Можете да научите ефективен мениджмънт или да надградите уменията си, като изберете курс от каталога с курсове по мениджмънт .

В такива системи е по-лесно да разберете колко сте ефективни, защото целевият профил на служител може да бъде вграден в тях. Тоест за всяка позиция се определя средно колко време се отделя за определени задачи за служители от този профил, какви инструменти и програми се използват.

Сравнявайки този профил с вашия собствен, можете да разберете дали има тайни на ефективността, които все още не сте усвоили, или сте идеалният служител.

Може да се окаже, че е необходимо по-задълбочено познаване на предметната област или по-високо ниво на владеене на някакъв инструмент – така получаваме стъпките за постигане на нашата лична стратегия.

Самосравнение

Можете да получите представа за собствената си ефективност, като анализирате представянето си за определен период от време. Например как беше в началото на изпитателния срок и как стана  след три месеца, шест месеца работа във фирмата. Полезно е да анализирате данните си не само при смяна на работа, но и при адаптиране към нова позиция в текуща компания.

Какви показатели могат да бъдат оценени?

Вижте колко по-бързо сте започнали да изпълнявате задачи, да изпълнявате плановете си.

Потапяйки се в нова област успоредно с обучението, служителят отделя много време за нови задачи. Полезно е да разберете колко по-бързо сте започнали да изпълнявате задачите си, след като сте натрупали известен опит.

• По-склонни ли сте да използвате нови инструменти в работата си?
• Или всички ваши колеги вече са преминали към усъвършенствана автоматизирана система и работят в нея и по навик качвате цялата информация за себе си в стандартна програма за електронни таблици?

Понякога е по-лесно да разберете дали се придвижвате към целите си, като погледнете картина от данни, отколкото когато ежедневната рутина ни погълне.

Ако напредъкът е значителен, индикаторите могат да се считат за ненамаляема лента, което ще покаже, че ефективността ви поне не е намалена.

Ефектът от ученето

Друг начин за измерване на личната ефективност е да оцените напредъка си след обучение.

Това могат да бъдат както твърди, така и меки умения. Например, работихте ли по-бързо, след като най-накрая преминахте курс за напреднали презентации?

След като сте видели на практика, че изучаването на определен инструмент ви е помогнало да ускорите изпълнението на задачите, можете самостоятелно да идентифицирате други проблемни области – тоест можем да предположим, че в някои области ефективността може да бъде по-висока, ако знаете как да работите добре с някои конкретна програма.

Връзката на личната ефективност с меките умения също може да бъде доста измерима.

Например обучението по управление на времето и управление на персонала може да бъде много полезно за начинаещи мениджъри. Например в ИТ компаниите технически талантливи служители често стават мениджъри, които, оглавявайки отдела, продължават да правят нещо със собствените си ръце.

Но в същото време те имат огромен блок от задачи, свързани с управлението на екип. Като правило това води до огромен брой срещи, срещи за планиране, срещи.

Ако има трудности с управлението на времето и хората , работата може да се окаже по-малко ефективна, дори въпреки огромната отдаденост на конкретен човек.

След обучението мениджърът сам може да прецени дали му е станало по-лесно. Възможно е да се разбере дали ефективността се е увеличила от работата на подчинените, както и чрез получаване на обратна връзка от по-висш ръководител.

Ние оценяваме ефективността с помощта на … ваканции

Периодът на отпуска може да бъде много показателен. Колко често колеги се свързваха с вас по време на вашето отсъствие? Ако след завръщането откриете много нерешени задачи или дори провалени планове, време е да помислите за делегиране.

Ако много процеси са свързани с вас или сте лидер, който взема решения по фундаментални въпроси, а по време на ваканцията ефективността на работата на екипа спада рязко, струва си да изпомпвате уменията за делегиране, преразпределяне на задачи и обучение на служителите в онези процеси, които зависи от теб.

Периодът на отпуск може да бъде показателен и за тези, които заместват свои колеги.

• Колко добре можете да се справите с допълнителното натоварване?
• Умеете ли да планирате и спазвате крайните срокове?

Вероятно ще се почувствате като много работа, но планирането и приоритизирането на задачите ще ви помогне да управлявате допълнителните отговорности.

Също така ще можете да оцените ефективността си, когато прехвърлите случаи на колега, когато той се върне от почивка. 

Това са само няколко примера за това как можете сами да анализирате работната си дейност.

 

От малки стъпки към голяма кариера

От малки действия и малки стъпки за намиране на резерви за подобряване на ефективността се формира пътят към успеха.

След като открием какво ни прави по-малко ефективни, можем да правим повече и по-добре от преди.

Това няма да остане незабелязано от Вселената, лидера, всички, които ви подкрепят по пътя към постигане на резултати.

Най-трудният момент остава да синхронизирате личната си стратегия и задачите на работодателя. Човек е склонен да прави това, което му харесва и му е интересно, или това, което му е по-лесно.

Следователно дефинирането на ясна цел, която вие самите искате да постигнете, и как изразходвате времето и енергията си по пътя към тази цел, са ключови фактори за успех в дългосрочен план.

И когато сте определили цел, трябва да се върнете към момента „сега“ и да започнете да работите върху себе си. Разбира се, по-лесно е да разчитате на показатели от специализирани системи за анализ на производителността, ако вашата компания вече разполага с такива.

Е, ако не, събираме обратна връзка, наблюдаваме динамиката в наличните работещи системи и в някои случаи анализираме ръчно представянето си.

И ще успеете.