6 съвета как да работите в условия на повишено натоварване и недостиг на служители

Реалността винаги ще побеждава. Дори ако изглежда, че екипът ще успее да се приспособи към вече натоварения график, в един момент нещо ще се обърка.

Като честно признава това, мениджърът може да взема решения проактивно. В противен случай той ще бъде принуден просто да реагира на неизбежните проблеми, които възникват.

Съзнателно приоритизирайте

За целите на илюстрацията Елизабет Грейс Сандърс съветва ръководителите да използват „модел на динамичен приоритет“.

• Представете си басейн, чиито стени са границите на наличното време. Обемът му е равен на наличния брой работни часове на служителите.
• Вътре в басейна визуализирайте няколко концентрични кръга – това е дейност, която прекарва работно време.
• Когато един от кръговете стане по-широк – например, трябва да бъдат обслужени повече клиенти – другият ще трябва да се свие или да излезе отвъд ръба на басейна.

За да поддържате оптимална ефективност, ще трябва да изберете задача, за която екипът да отделя по-малко време (или напълно да спре да работи по нея).

Не чакайте да се случи от само себе си. Прегледайте проектите и услугите във вашия отдел и помислете за годишните цели. Въз основа на това къде екипът може да добави най-голяма стойност и какво има най-голямо значение за организацията, отдалечете се от работата с нисък приоритет, за да се съсредоточите върху ключови задачи.

Струва си не само да уведомите екипа, но и да помолите колегите да коментират колко реалистични са плановете.

Ако една от причините за претоварването е съкращаването, служителите ще трябва да планират ежедневната си работа по различен начин. По-специално, необходимо е да се намери баланс между текущите приоритети и част от задачите на напускащия колега.

В тази ситуация задачата на лидера е да помогне, като увери подчинените, че някои несъществени задачи могат да бъдат отложени.

Комуникирайте промените в приоритетите във вертикала

Ръководителят на отдела ще трябва не само да постигне последователност в екипа, но и да уведоми своя мениджър за промените. Обсъдете това предварително, като ясно и решително изразите своята гледна точка и посочите приоритетите си.

Откровеността ще помогне за предотвратяване на недоразумения и ще намали риска от обратна реакция, след като екипът премине към нов работен план.

Тук са възможни няколко подхода.

1. Представете работен план, който подчертава най-важните области на дейност и тези, които са в най-голямо съответствие с вашите годишни цели.
2. Уведомете мениджъра, че промените в стратегията са насочени към постигане на целите му.
3. Обяснете, че чрез отлагане на определени задачи екипът може да се съсредоточи върху плановете с най-голямо въздействие.

Вероятно промяната на приоритетите или изоставянето на плановете няма да събуди ентусиазма на мениджъра. В този случай използвайте данни, за да архивирате позицията си.

Помолете екипа да следи върху какви проекти работят, колко време отнема и колко време ще отнеме завършването на задачи с нисък приоритет, които не започват в момента. Представете тези резултати, за да информирате плана за приоритизиране.

Ако екипът не се планира да расте, тогава той или няма да може да поеме нови отговорности, или шефът ще трябва да направи трудни стратегически избори.

Например, ако ви бъде поставена нова задача, може да кажете нещо като: „Да, това е добра идея. Ако го поемем, кой проект трябва да задържим за сега?“

Делегиране извън отбора

Когато сте на границата на вътрешните си възможности, друг начин за облекчаване на напрежението е да делегирате правомощия на тези, които не са в екипа.

Помислете дали във вашата организация има общи отдели, които биха могли да поемат част от работата по координиране на събития, пътувания, дизайн, комуникации, рекламни материали или всякакви други въпроси, които в момента заемат времето на отдела.

 

Ако можете да откажете задачи, направете го.

Друг вариант е да видите дали има бюджет за привличане на външни изпълнители. Какво ще стане, ако можете да им възложите един проект, за който нямате достатъчно честотна лента?

Ако един от проблемите на отдела е увеличаването на броя на клиентите, вероятно е възможно да се привлече изпълнител, за да може той да се съсредоточи единствено върху бързото реагиране на запитванията и въпросите на клиентите.

Потърсете помощ, където можете, дори ако все още не можете да наемете служител на пълен работен ден.

Управлявайте очакванията

Когато променяте планове, е важно да съобщите това на всички заинтересовани страни, както вътре, така и извън организацията.

Например, ако времето ви за изпълнение се промени, уведомете ги предварително, така че всеки да може да коригира плановете си съответно.

Разбира се, реакцията едва ли ще бъде положителна. Но е по-добре да намалите очакванията си предварително, отколкото да не ги оправдаете и да се занимавате с ядосани и разочаровани хора.

Поискайте повече служители

И накрая, ако натоварването на отдела се е увеличило и ще остане високо, препоръчайте увеличаване на броя на служителите.

Ако служителите постоянно се чувстват изоставени – не защото не дават всичко от себе си, а защото има твърде много работа – не е честно да продължаваме така.

Дори това да не е опция в момента, ранното и редовно повдигане на проблема ще направи вашия отдел един от първите на опашката за разширяване, когато бюджетът позволява.

Оценете нуждите и след това направете всичко възможно, за да получите помощ на място. Едно е отделът да не разполага с персонал за кратък сезон. Но постоянното претоварване на работното място е сигурен начин за прегаряне.

Работата през пиковия сезон, когато обемът на работа е увеличен, но отделът не е, е неудобно, но се справя. Използвайте стратегиите по-горе и не забравяйте да отделяте почивка всяка седмица, за да позволите на себе си и членовете на вашия екип да преминете през трудните моменти без загуба.