За служителите в бек офиса е полезно да видят как всичко, което измислят и организират в открити пространства и кибернети, функционира в реалния живот. Това има положителен ефект върху мотивацията и често води до полезни прозрения. 

Екскурзията може да бъде ефективен елемент за адаптиране

За всеки новодошъл от бек офиса е важно да се запознае не само с процесите, в които ще участва пряко, но и с работата на други отдели и звена:

1. Това ще му помогне да разбере по-добре продукта.
2. Подпомага интереса и мотивацията.

При нас всеки новодошъл задължително трябва да посети някой от салоните на фирмата.

Ние запознаваме служителите от бек офиса с работата на офлайн точките, защото считаме последните за сърцето на нашия бизнес:

• От една страна, управителят на салона трябва да извърши качествена проверка на състоянието на автомобила, да го провери от правна страна и да направи висококачествени снимки и видеоклипове, които ще помогнат на търговеца да реши дали е готов да се пазари за автомобила.
• От друга страна, именно този мениджър комуникира със собственика на автомобила, обяснява принципа на търга и отговаря за успешното приключване на сделката и положителното клиентско изживяване.

Важно е хората да виждат резултата от работата си, за да останат мотивирани.

Дигиталните специалисти могат да загубят мотивация, ако смятат работата си за незначителна. Това е особено често срещано при големите компании: техните служители бързо изгарят, когато са ангажирани с малки локални задачи за дълго време и не ги свързват с крайния продукт.

 

Близкото познаване на оперативните процеси помага за генериране на свежи идеи

Или разработете съществуващи решения – понякога такова пътуване ви отваря очите за недостатъци и предлага точки на растеж.

За да могат пътуванията „на полето“ да донесат максимална полза, важно е да ги провеждате редовно – да ги направите част от работния процес

И колкото по-близо е един служител до фронт офис процесите, толкова по-често трябва да посещава офлайн локации. За ръководителите на продукти и проекти, например, е полезно лично да придружават въвеждането на нови функции: да оценят първите резултати и да съберат обратна връзка.

Обучение и синхронизация

Разбирането на оперативните процеси е резултат от качествено обучение и редовна ефективна комуникация.

• Onboarding помага да се „настрои“ служител по правилния начин с поглед към овладяване на ценностите и задачите на компанията

Новите мениджъри на салони, например, преминават през задължително двуседмично обучение, в което всеки е придружен от ментор:

1. От една страна, това е време за усвояване и развитие на професионални компетенции: на децата се обяснява как работят програмите, запознават се с изискванията за обслужване на клиенти.
2. От друга страна, това е по-близко запознаване с бизнеса: задачата на ментора е не само да дава инструкции на човека, но и да обяснява защо всичко е подредено така.

• Можете да обсъждате текущи процеси и свежи идеи на общи срещи на отдели

Полезно е ръководителят на всяка посока да провежда редовни срещи за обсъждане на резултатите, идентифициране на проблеми и противоречия и търсене на точки на растеж.

Ние провеждаме такива срещи веднъж месечно – и на всяка не забравяйте да поканите служителите да споделят идеите, които са ги посетили наскоро.

• За да разработите оперативни процеси, си струва да съберете обратна връзка от тези, които ги прилагат

В идеалния случай срещите с фронт офиса трябва да се посещават от ръководители на ключови области, които са готови да отговорят на всякакви въпроси, да говорят за текущите приоритети на компанията и да получат цялата най-нова информация от служителите на „нивата“ за текущите успехи и трудности .

Подкрепа за лидерска инициатива

Големият бизнес има какво да научи от младите стартиращи фирми, в които екипът обикновено живее от общи интереси и всеки от членовете му е искрено заинтересован да получи най-добрия бизнес резултат на най-ниска цена.

Този подход е труден, но много полезен за поддържане, докато компанията расте. 

Проявяването на инициатива трябва да е лесно

За да не загубят служителите мотивация да генерират полезни идеи, програмата за подкрепа на корпоративната инициатива трябва да бъде възможно най-ниска. 

Имаме няколко канала за комуникация:

• служителите могат да споделят оферти в специална секция на портала за работа,
• предлагайте идеи в рамките на месечни лични срещи с мениджъра,
• говори на общи срещи за бизнес развитие.

Така всеки има възможност да представи инициативата по най-удобния и разбираем начин.

Всяка инициатива има нужда от отговор

Разбира се, не е необходимо да се използват неуспешни идеи. Но обмислянето на входящи предложения и даването на поне кратка обратна връзка за тях е задължително условие, за да поддържате служителите мотивирани и заинтересовани от развитието на бизнеса.

Важно е да научим служителите не само да поемат инициативата, но и да подхождат съзнателно към идеите за развитие на бизнеса

Тоест да се оцени идеята не само от позицията „харесва ми или не“, но и „колко ще струва“ и „каква печалба ще получи бизнесът“.

Казус: ако служител реши да автоматизира определен бизнес процес, анализираме заедно разходите за разработка, изграждаме предварителна прогноза и вземаме решение.

---

Подкрепата за творческата и управленска инициатива на служителите трябва да засяга всички нива на корпоративната култура.

---

За да могат хората да разберат задачите на бизнеса и да видят начини за подобряване на процесите, отделите трябва активно да взаимодействат помежду си, а мениджърите трябва да мотивират специалистите да търсят нестандартни решения и бързо да дават конструктивна обратна връзка.

Цифровизация

Друг важен аспект на „бизнес мисленето“ е способността да се структурират сложни процеси. Именно тук дигитализацията идва на помощ на мениджърите и служителите. 

Всеки инструмент от арсенала на „интелигентния“ бизнес, от Excel таблици до CRM и CDP, ви позволява да визуализирате всичко, което се случва в компанията и да получите масив от различни данни, които по-късно могат да бъдат използвани както за обективна оценка на резултатите, така и за важни решения.

За да може цифровото да помогне за потапянето на служителите в бизнес процесите, данните трябва да бъдат обработени и представени по удобен, интуитивен начин.

Съвременните решения за автоматизация на бизнес процеси обикновено включват инструменти за анализ.

• Табло за управление, показващо ключови показатели, може да бъде важно „образователно“ допълнение към екскурзии и работа в мрежа с колеги.
• А инструментът за проследяване на задачи е начин да се синхронизирате един с друг, без да се разсейвате от текущите задачи.

Нашите табла за управление с всички бизнес индикатори от край до край ви позволяват бързо да забележите проблема и бързо да реагирате на промените. Например, имаме индикатор за „пристигане“ на клиенти в салона: ако видим, че той намалява, веднага събираме обратна връзка и търсим причината.

Дигитализацията на ключовите индикатори помага за прозрачна оценка на натоварването на всяка конкретна функция

Друг пример от практиката: в един момент мениджърите по продажбите започнаха да се оплакват, че не печелят достатъчно и в същото време са силно претоварени.

За четири дни успяхме да дигитализираме и анализираме всички бизнес процеси в отдела.

Прехвърлихме операционната система на служители с по-евтини компетенции и повишихме ефективността на мениджърите по продажбите, като по този начин им позволихме да печелят повече. 

Работа с ангажираност: Как да извлечете максимума

• Организирайте редовно взаимодействие между фронт и бек офиси

Във всяка голяма компания работи голям екип от мениджъри, инженери и разработчици и за всички тези хора е много важно да не губят връзка с крайния продукт, да осъзнават, че дават значителен принос за него.

Малките екскурзии до офлайн местоположения ще ви помогнат да останете мотивирани и дори ще ви дадат нови идеи. Важно е те да бъдат информативни и редовни. 

• Кажете на служителите за приоритетите, ценностите и целите на бизнеса

Фокусирайте се върху вектора на развитие на компанията в процеса на включване и не забравяйте да актуализирате тази информация. Най-добре е топ мениджърите да могат да обсъждат бизнес целите с екипа.

• Отговорете на инициативата на служителите и ги обучете да генерират идеи правилно

Организирайте един или повече канали, чрез които служителите могат да подават предложения за подобряване на бизнеса. Не забравяйте да отговорите на всяка заявка, но когато предлагате обратна връзка, изберете „правилните“ въпроси.

Например, полезно е да обсъдите как един служител оценява цената на своя проект и дали в крайна сметка компанията получава повече, отколкото харчи.

• Използвайте потенциала на цифровизацията

Информацията за текущите процеси и резултати, представена визуално, например на табло, ще помогне на служителите да разберат сложната структура на компанията.