Какво е Task Mining – и как влияе на бизнеса

Какво представляват бизнес операциите и как са свързани с бизнес процесите?

В анализите често се чува терминът „бизнес процес“. Накратко, това са постоянно повтарящи се действия в една компания, които помагат за решаването на бизнес проблеми. Пример: разработване на нов продукт, управление на поръчки, процес на наемане на нови служители, процес на закупуване или регулиране.

Но бизнес процесът не е единичен монолит, той се състои от операции – специфични задачи, например приемане на клиентски заявки, записване на резултатите от обработката на клиентски заявки, прикачване на файлове и т.н. Тяхната основна цел е ефективното изпълнение на специфична функция в рамките на този процес.

Всяка операция трябва да бъде добре дефинирана, стандартизирана и измерима, за да се осигурят повтарящи се и предвидими резултати.

Задача Анализ на минни операции

Task Mining е технология, която ви позволява напълно и надеждно да пресъздадете последователността от действия в рамките на бизнес операциите.

Task Mining записва и изследва елементарни действия в рамките на всяка стъпка на процеса (попълване на полета, преходи между раздели и прозорци и други взаимодействия с интерфейси на работни приложения), възстановява тяхната последователност и оценява тяхната ефективност.

Task Mining има редица предимства, включително: 

• Повишена ефективност : Task Mining помага да се идентифицира потенциалът за роботизация чрез избор на най-рентабилните операции за RPA приложения.
• Оптимизация на процеса : технологията идентифицира неефективни операции (или проблемни области в тях), като предлага начини за оптимизирането им.
• Повишени компетенции на служителите : роботизирането на рутинните задачи позволява на служителите да се съсредоточат върху по-сложни и интересни задачи, повишавайки тяхното удовлетворение и мотивация, както и развивайки професионални умения.
• Вземане на информирани решения : Всички събрани данни са надеждни и уместни, следователно представляват ценен ресурс за вземане на управленски решения.
• Пълна прозрачност и яснота на процесите : записването на 100% от бизнес⁠-⁠действията води до изчезването на „слепите петна“ в бизнес⁠-⁠процесите на компанията.

Въпреки това, има редица характеристики, за които трябва да са подготвени всички, които планират да се опитат да внедрят технологията в рамките на компанията: 

• Съпротива на служителите : персоналът не винаги активно одобрява такива нововъведения. Наблюдението на действията често погрешно се възприема като някакъв вид шпионаж и желание да се „намерят виновните“, независимо какво. В тази връзка е необходима много предварителна работа, за да се обучат служителите какво е Task Mining, какви ползи може да донесе технологията, да се обясни подробно как ще се отрази на ежедневната им работа и да се разсеят страховете за пълната автоматизация на тяхната функционалност.
• Разходи за внедряване : Task Mining изисква значителни инвестиции в специализиран софтуер. Освен това за ефективното използване на технологията е необходимо привличането на квалифицирани специалисти или специализирано обучение, което също увеличава разходите. 

Връзка с Process Mining

Търсенето на информация за анализите на операции косвено засяга друг блок – анализ на процеси, Process Mining. Те наистина са сходни както по име, така и по общ принцип, но са насочени към различни задачи, използват различни данни и дават различни резултати. 

Process Mining анализира регистрационните файлове на процеса, за да идентифицира и оптимизира бизнес процесите на макро ниво, докато Task Mining се фокусира върху подробен анализ на изпълнението на индивидуална задача на ниво активност на потребителя. 

Ако основната задача на Process Mining е да възстанови изпълнението на действителния бизнес процес в компанията с всичките му тънкости, нюанси и разклонения. Task Mining е дигитализация на дейностите на служителите и изчисляване на разходите за труд, определяне на натоварването и ефективността на работа. 

Резултатът от проектите Process Mining е идентифицирането на потенциала за оптимизиране на бизнес процес, а Task Mining – задачите на служителите. 

Двете технологии се допълват взаимно, предоставяйки цялостна визия за оптимизиране на бизнес процесите.

Въвеждане на технологията

Един типичен проект за Task Mining изглежда така:

Етап 1: Подготовка и планиране

• Дефиниране на цели и задачи:
  Трябва ясно да дефинирате какво точно искате да получите. Ако вашето искане включва намаляване на разходите за труд, увеличаване на производителността, въвеждане на роботи или освобождаване на персонала от рутина, тогава Task Mining определено е правилният инструмент. Ако акцентът е върху бизнес процесите, намирането на ненужни стъпки и други тесни места, по-добре е да използвате Process Mining тук.
• Избор на инструмент:
  Необходимо е да се избере подходящ софтуер за Task Mining, съобразен със спецификата и нуждите на компанията. В момента има редица вътрешни решения, представляващи специализиран софтуер.
• Формиране на проектен екип:
  Включва назначаване на лица, отговорни за проекта, включително конкретен вътрешен клиент, ръководители на проекти, анализатори на данни, ИТ специалисти и ключови потребители.

Етап 2: Внедряване и конфигуриране

• Инсталиране и внедряване на системата:
  Техническо инсталиране на избраното решение за Task Mining и „пускане“ на агенти за наблюдение за събиране на необходимите данни.
• Интеграция с корпоративни системи:
  Осигурете интеграция с различни приложения за автоматично събиране на бизнес дейности.

Етап 3: Събиране и анализ на данни

• Събиране на данни:
  Започнете процеса на събиране на данни за изпълнението на задачите на потребителя за анализ;
• Анализ на данни:
  Използване на специални алгоритми с изкуствен интелект за идентифициране и записване на повтарящи се вериги от действия и комбинирането им в операции.

Етап 4: Окончателна оптимизация

• Идентифициране на възможности за подобрение:
  Анализ на получените резултати за идентифициране на области за подобрение и възможности за роботизация;
• Внедряване на промени:
  Внедряване на промени в операциите въз основа на данни от анализ, последвано от мониторинг и оценка на ефективността.

Моят личен съвет е, че е по-добре да започнете с тестване на хипотези за една операция, за да оцените правилно ефективността и да проверите събраните данни. 

Внедряването на Task Mining изисква внимателно планиране и участието на квалифицирани специалисти, но потенциалните ползи за оптимизиране на бизнес процесите правят тази технология изключително ценна за съвременния бизнес.