Как правилно да делегирате задачи

Претоварването и стресът могат значително да повлияят не само на това как вземате решения, но и на целия ви екип. Ето някои признаци, че е време да започнете да делегирате задачи:

• Станахте раздразнителни и агресивни към подчинените;
• Вашите хронични заболявания са се влошили;
• Появиха се проблеми със сърцето и кръвоносните съдове;
• Страдате ли от безсъние?
• Чувствайте се постоянно уморени;
• Бремето на отговорността изглежда твърде тежко;
• Концентрацията и работоспособността са влошени;
• Чувствате апатия.

Ако забележите два или три от тези симптоми, това е знак, че е време да премахнете няколко задачи от чинията си.

Делегирането е прехвърляне на ръководни функции от началник на подчинен. За да останете в крак със стратегическите цели на вашата компания, спазвайте следните принципи:

1. Единство на командването: Пълномощията могат да бъдат делегирани само на пряк подчинен.
2. Ограничения за персонала: служителите се избират от определен кръг.
3. Зачитане на правата: делегирането е възможно само на тези, които вече извършват подобна работа.
4. Възлагане на отговорност: неговият шеф е отговорен за грешките на служителя.
5. Отчитане: Цялата работа трябва да бъде документирана.

Правилното делегиране ще помогне за намаляване на натоварването и подобряване на цялостната атмосфера в екипа.

Какви са ползите от делегирането?

Предоставяйки част от правомощията на екипа, мениджърът:

• спестява време за изпълнение на най-важните стратегически задачи;
• предотвратява стрес, здравословни проблеми и професионално прегаряне ;
• разкрива потенциала на подчинените, който не би се разкрил при изпълнение на стандартна работа;
• мотивира екипа да поеме допълнителна отговорност за по-нататъшно кариерно израстване;
• може да разчита, че липсата му няма да повлияе на бизнес процесите.

Защо хората се страхуват да делегират?

Има няколко фактора, които пречат на мениджъра да споделя отговорността:

• увереност, че само той може да се справи със задачата;
• страх от загуба на влияние в компанията;
• мнението, че екипът няма служител, запознат с необходимите въпроси;
• консерватизъм;
• лош опит в делегирането.

Кога е най-доброто време за делегиране?

Преди да прехвърли някои задачи, мениджърът трябва да отговори на следните въпроси.

• Има ли служител в екипа, чиито компетенции ви позволяват да разрешите проблема лесно и бързо?
• Ще даде ли делегирането шанс за професионално израстване на подчинен?
• Колко често ще възникват подобни задачи в бъдеще?
• Шефът има ли достатъчно време да обяснява, обучава и контролира подчинените си?

Ако можете да дадете положителен отговор на поне половината от въпросите, тогава работата трябва да бъде изпратена възможно най-скоро.

Как правилно да делегирате правомощия

Подходът за прехвърляне на задачи ще зависи от нивото на обучение на екипа:

• начинаещите ще имат нужда от авторитарен стил, с ясни, прости инструкции и редовни консултации;
• за опитни служители – демократичен, с мек контрол и обсъждане как най-добре да се постигнат резултати;
• за професионалистите – либерални, с минимална намеса от страна на шефа.

Подготвителен етап

На подготвителния етап мениджърът определя задачите, които могат да бъдат делегирани. Те трябва да имат следните характеристики:

• простота;
• конкретност;
• постижимост на резултата;
• съответствие с корпоративните цели;
• ограничено време за изпълнение.

След това трябва да изберете изпълнител. Има две възможности:

• служител на пълен работен ден, чийто потенциал е ясен за мениджъра;
• нов служител или на свободна практика, нает специално за изпълнение на конкретна задача.

В първия случай рискът от провал на задачата е минимален, във втория е по-добре да помолите начинаещ да завърши тестовата работа.

Прехвърляне на правомощия на служител

Следващата стъпка е просто и ясно да се обясни на изпълнителя целта, за която му се прехвърлят нови задачи. Понякога шефът дава примери от собствения си опит. Има специално разработени скриптове за обучение.

Ако бъде избран нов служител или служител на свободна практика, той първо се поставя на стаж и се разпределя към опитен колега. Това намалява вероятността от грешки и предотвратява пропуснати крайни срокове.

Работа с изпитателен срок

Необходим е тестов период, за да може мениджърът да се убеди в правилността на своя избор. По този начин той иска да бъде сигурен, че подчиненият ще се справи не само с проста задача, но и с по-сложна. По време на изпитателния срок шефът оказва подкрепа на своя колега със съвети, както и с методически материали и изготвяне на подробен план за действие.

 

Мониторинг на изпълнението на задачата

След като подчиненият приеме възложените задачи, ръководителят записва началния час на работа и очертава точки за контрол на изпълнението. Всеки служител трябва да получи внимание, независимо от неговата квалификация.

За да проследи напредъка в изпълнението на работата, мениджърът трябва да е наясно със следните нюанси:

• има ли нужда служителят от съвет как да реши проблем;
• дали има нужда от помощ за действие;
• дали успява да свърши работата в срок;
• дали подчиненият е доволен от оценката на дейността му от шефа.

Какви задачи са подходящи за делегиране?

Най-добре е да делегирате следните задачи:

• Рутина – съставяне и проверка на отчети или сравняване на показатели. Такива задачи не изискват повишаване на компетентността на служителя, но изискват постоянство и внимание;
• Еднократни и частни , които не са свързани със стратегически цели;
• Високоспециализирани , които трябва да бъдат поверени на специалист във всяка област;
• Подготвителни и изследователски – събиране на аналитични и статистически данни за конкурентите, проучване на търсенето и др.

Какви правомощия е най-добре да не делегирате?

Като делегирате твърде много задачи, можете да загубите контрол върху вашия екип и решения. 

Ето какво не трябва да делегирате:

• стратегическо планиране на компанията – определяне на стандарти и цели, ценообразуване, графици на планирана работа и други задачи, които изискват познания на управленско ниво;
• правомощия в рамките на рискови и важни процеси – това могат да бъдат преговори с партньори, сключване на споразумения с нови доставчици и клиенти, отваряне на нов магазин и т.н.;
• кадрови решения – наемане и освобождаване на персонал;
• контрол на изпълнението на работата във фирмените отдели;
• решения за бонуси и стимули за служителите;
• поверителни правомощия, свързани с търговски тайни.

Как да се научим да делегираме

Колкото по-рано започнете да разпределяте задачите, толкова по-добре. Ставайки мениджър, човек, в допълнение към основната област на отговорност, получава допълнителна – организиране на работата на подчинените. Правенето им с еднакво темпо, тоест поне 40 часа седмично, е пряк път към професионалното прегаряне.

За делегиране са необходими следните умения:

• комуникационни умения – способност да чувате членовете на екипа и да предавате техните цели, познаване на правилата за обратна връзка и бизнес етикета;
• способност за преподаване – способността ясно и просто да формулирате инструкции, да обяснявате същността на задачите и да сте готови да изчакате, докато членовете на екипа овладеят нови процеси;
• управление на времето – способността ефективно да организирате работното време за себе си и вашите подчинени.

На първо място, опитайте се да разхлабите контрола върху служителите. Ако не правят грешки, можете да преминете към следните етапи на самообучение:

1. Предайте новите задачи възможно най-бързо. Това ще даде на служителите повече време за планиране.
2. Делегирайте работа на тези, които са решили подобни проблеми. В допълнение към компетентността служителите трябва да имат свободно време за изпълнение на допълнителни функции.
3. Проследяване на междинни резултати. Това ще помогне да се оценят постиженията на служителите.
4. Мотивирайте и насърчавайте подчинен, който прави нещо ново. По-добре е да го похвалите още веднъж за някакво постижение, отколкото да обръщате внимание на дребни недостатъци.
5. Водете дневник на делегирането. Ще подчертае най-важните процеси, проблеми и начини за тяхното разрешаване. Постепенно ще се превърне в справочник за бързо намиране на правилната постановка на задачите и начините за наблюдение на изпълнението.
6. Разпределете работата на повече и по-малко спешни. Това ще ви помогне да решите какво трябва да бъде делегирано първо.
7. Не си поставяйте невъзможни задачи. В противен случай ще си губите времето и моралът на екипа ви ще пострада.
8. Не забравяйте, че когато делегирате,  отговорността се носи от лидера .
9. Поставяйте задачи постепенно. Не забравяйте, че служителите имат нужда от почивка.
10. Определете кои решения могат да се вземат от подчинен и кои изискват одобрението на мениджъра.
11. Научи се да чакаш. Сроковете трябва да се спазват не само от подчинените, но и от шефа.
12. Не делегирайте скучни задачи.

Контролен списък за делегиране стъпка по стъпка

За да делегирате правилно задачи, трябва да създадете и следвате контролен списък. На първо място, те определят набора от задачи, които планират да прехвърлят на подчинен. Най-често това са рутинни задачи с просто формулирани условия за изпълнение и ясно описани резултати.

На второ място, те избират служител, който подлежи на делегиране. Шансовете за успех се увеличават, ако това е опитен мениджър, който знае как се вземат решения и вече е свършил подобна работа. Понякога, с подходящ надзор, дори начинаещите могат да се справят с тази роля.

Трето, установяват алгоритъм с ясен срок и ясен резултат и обясняват същността на процесите. Всички задачи, които ще бъдат делегирани, трябва да бъдат:

• разбираемо;
• осъществими.

На четвърто място се определя процедурата за проверка на междинните резултати. Броят на контролните точки ще зависи от стила на делегиране:

1. С авторитарния стил има много допирни точки. Мениджърът следи внимателно работата, коригира хода и помага за коригиране на грешки. Това не може да се нарече делегиране в пълния смисъл: изпълнителят е лишен от независимост.
2. Демократичният стил предполага по-голяма свобода при вземане на решения. Има по-малко контакти между ръководител и подчинен. На срещите се обсъждат най-важните задачи и се избира подходяща стратегия за отстраняване на недостатъците.
3. Либералният начин на делегиране означава минимум контролни точки. Шефът наблюдава служителя, коментира действията му и следи за спазването на сроковете.

Пето, те установяват границите на отговорността: 

• кой отговаря за прехвърлените процеси;
• кой контролира работата;
• пред какво е изправен служителят, ако не успее да изпълни задачата.

Шесто, оценява се ефективността на делегирането. На този етап се признават заслугите на подчинения и се обявяват ценностите, които той е донесъл на компанията. Когато се установят грешки, те обясняват защо са се случили и предлагат начини за коригирането им.

Често срещани грешки при делегиране

В опит да делегират правомощия на служителите, мениджърите често допускат следните грешки:

1. Строг контрол или пълното му отсъствие. Резултатът ще бъде незадоволителен: оказва се, че шефът не делегира, а върши работата сам, само че по-бавно и с големи емоционални разходи. От своя страна липсата на контрол създава впечатлението, че възложената задача може да не бъде изпълнена.
2. Липса на комуникация. Служителят ще има въпроси относно новата си работа. Следователно той се нуждае от възможност да се свърже с мениджъра, за да намери решения.
3. Размиване на зоните на отговорност. Ако делегирате работа на няколко души едновременно, те няма да могат да определят кой за какво отговаря. В резултат на това всеки от тях ще реши проблема, но няма да постигне резултата.
4. Грешки в кадровите решения. Ако работникът няма квалификация, той няма да работи ефективно.
5. Коригиране на чужди грешки. Мениджърът не трябва да участва във финализирането на делегирани задачи. Той трябва да посочи грешката на служителя и да обясни как да я коригира.
6. Делегиране на задача на служител без уведомяване на прекия му началник. Това ще се отрази негативно на работата на цялата компания поради факта, че избраният служител вече няма да може да върши работата си, което ще направи ръководителя на неговия отдел нещастен.

Как да избегнете грешки при прехвърляне на правомощия:

• ясно поставете задачата;
• проверете дали подчиненият правилно разбира задачата, която стои пред него;
• обяснете с думи и покажете с действия какво трябва да се коригира;
• делегирайте прости отговорности на обучаеми и сложни отговорности на специалисти;
• подобряване на компетенциите на екипа чрез сертифициране, вътрешно обучение или курсове на трети страни.

Когато преминете към делегиране на правомощия, е невъзможно да се отървете от всички грешки наведнъж. Това е процес стъпка по стъпка, в който и двете страни са обучени.