Хибридни офиси – с какво се различават от обикновените и за кого са подходящи?

Между офиса и дома

Хибридният формат съществува отдавна – още преди десет години се използва в компании по целия свят. Но ако преди това не беше мейнстрийм, пандемията го превърна в масова тенденция. За почти две години ограничителни мерки работодателите видяха, че дори и без огромен скъп офис, един екип може да работи сплотено и ефективно. Служителите от своя страна оцениха предимствата на дистанционната работа, когато не губят време в пътуване и не трябва да спазват дрескод. 

От друга страна, има и такива, които биха предпочели да се върнат в офиса, защото вкъщи няма подходящи условия. Оптималното решение изглежда е хибриден формат, когато някои служители работят в офиса, а други у дома. Необходими са по-малко пространство и работни пространства, което означава, че работодателят харчи по-малко за наем. В същото време служителят избира къде се чувства по-добре – изглежда, че всички са доволни. 

Компаниите, които след края на локдауна започнаха да изискват служителите да ходят в офиса поне 2-3 дни в седмицата, неочаквано се сблъскаха с отказ. Широко тиражиран беше примерът с Apple , когато част от екипа отказа да ходи в офиса дори три дни в седмицата, както изисква работодателят, а някои дори напуснаха.

Практиката от две години след локдауна показа, че най-успешният хибриден подход изглежда така: не изисквайте всеки служител да е в офиса няколко дни в седмицата, както направи Apple, а предложете на всеки формат, който ще бъде удобен както за компанията и за служител. С други думи, работното време на всеки отделен специалист, но и на екипа като цяло, се разпределя между офиса и дистанционно. Някои хора работят от вкъщи цяла седмица, някои работят само от офиса, някои идват в офиса от време на време. 

Хибриден офис, в който всеки се чувства удобно – какво е това?

Днес хибридният офис е по правило неперсонализирано работно пространство, в което местата не са определени за конкретни хора. Важно е да обмислите работното пространство така, че дори и без персонализация да е удобно – в края на краищата служителят вече прави компромис, като се отказва от „обитаваното“ работно място.

Първото важно условие е добре организираната звукоизолация, тъй като хората често отиват в офиса в търсене на тишина, която не е достъпна у дома. 

Вторият момент са пространствата за екипна работа: мнозина не са изоставили напълно офиса точно поради желанието да провеждат срещи лице в лице, така че този момент е много важен. Дори ако офисът е организиран на принципа на отвореното пространство, са необходими изолирани зали за срещи, оборудвани с оборудване за видеоконференции. 

Третата точка е място за съхранение. Когато служителят има специално работно място, той съхранява всичко необходимо там, но ако откаже да персонализира работните си места, възникват проблеми със съхранението. Носенето на всичко необходимо със себе си през цялото време е просто неудобно. Следователно има смисъл да се инсталират шкафчета или шкафчета, проектирани като складово помещение – служител поставя нещата си във всеки свободен.

И последният, но може би най-важен момент. Отдалечените служители не трябва да се чувстват откъснати от живота на компанията, те трябва да могат не само да работят ефективно, но и да поддържат неформални връзки с колеги. Например, изследванията показват, че отдалечените работници могат да изпитват чувство на несправедливост, когато организират хибридни срещи. Забелязва се, че присъстващите в офиса предимно се слушат един друг и не обръщат внимание на тези, които се свързват дистанционно. 

Решенията на тази ситуация могат да бъдат различни. От една страна, форматът е доста успешен, когато дори присъстващите в офиса служители се свързват към срещата всеки от своя компютър чрез онлайн платформа. От друга страна, можете да оборудвате офиса си така, че провеждането на срещи в хибриден формат да не се превърне в проблем. Специално оборудване за заседателни зали помага за това: големи екрани, които показват видеоклипове на говорители и съдържание; микрофони, високоговорители, звукови ленти; камери, включително такива с интелигентно автоматично кадриране (камерата автоматично приближава и поставя говорещия в центъра на кадъра, ако е в заседателната зала). Има и разширени опции: смарт дисплеи, модули за гласово управление.

Технологиите играят решаваща роля в хибридния офис. Необходимо е да се погрижим за инструменти за сътрудничество и не говорим само за системи за видеоконференции и мигновени съобщения. Онлайн табла за сътрудничество, проследяване на задачи и онлайн календари, както и програми за съвместно редактиране на документи ще бъдат полезни.

Учете се от грешките на другите

При внедряването на хибриден офис компаниите понякога допускат грешки. Една от най-често срещаните е свързана със стереотипа, че хората работят по-продуктивно от офиса. Има известни международни случаи, когато тези колеги, които са предпочели да дойдат в офиса, са били повишени по кариерната стълбица, въпреки че това не означава, че са работили по-добре. Така, според проучване на портала resumebuilder.com, дистанционните работници са с 24% по-малко склонни да получат повишение, отколкото техните колеги, работещи в офиса. Ръководството на чуждестранни ИТ гиганти също направи изявления, че ако служителите искат да се изкачат по кариерната стълбица, те ще трябва да се откажат от дистанционния формат. Този подход не само демотивира екипа, но и вреди на самата компания. 

Има обаче и контрапримери. Например голямата международна ИТ компания Atlassian, изправена пред необходимостта да прехвърли екип от хиляди към дистанционна работа през 2020 г., заложи на гъвкавостта. Ръководството му е разработило принципа: „Няма значение къде работи човек, важно е как го прави“ и сега всеки служител може да избира дали да работи от вкъщи, от офиса или комбинация от двете. 

Подходът проработи, въпреки че много членове на екипа работеха в различни часови зони. В резултат на гъвкавата организация на работа 92% от служителите отбелязват, че са станали по-продуктивни, докато средно всеки човек прекарва 10 дни по-малко годишно, вършейки същата работа, отколкото преди. 

В нашата компания, за да подобрим производителността, решихме да въведем ефективна система за оценка на производителността. Например, ние използваме OKR (цели и ключови резултати) и методологии Scrum. С OKRs ние съгласуваме целите на компанията от самото начало с ключови измерими резултати за всеки отдел, а тези със задачите, които всеки служител изпълнява. Това помага за ясна оценка на ефективността в края на всеки отчетен период. И благодарение на Scrum цялото ни движение към целите е разделено на кратки спринтове: завършването на малка задача или част от работата е по-лесно за оценка, отколкото напредъка към постигане на глобална мисия. 

Второто слабо място е поверителността и защитата на информацията: при хибриден подход това трябва да се обмисли особено внимателно. Най-често служителите работят на лични лаптопи, които носят със себе си. И ако една компания настоява да инсталира корпоративен софтуер, това изискване може да бъде посрещнато враждебно: не всеки може да си позволи различно оборудване за лични въпроси и за работа. Оптималното решение е, ако последният се предоставя от работодателя, но в същото време остава на разположение на служителя през целия период на работа във фирмата. 

Във всеки случай, когато прилага хибриден режим, работодателят трябва да преразгледа политиката за сигурност на информацията, да предостави на служителите всичко необходимо за спазването й и редовно да провежда обучение за защита на данните.

Обобщавайки, можем да кажем, че при организирането на ефективен офис е важно да се вземат предвид три основни момента.

1. Оптимизиране на физическите работни пространства в офиса : Тъй като хибридните офис пространства обикновено не се възлагат на служители, важно е да ги проектирате по начин, който кара всички да се чувстват комфортно. 
2. Зони за съвместна работа : Офисът вече е важен именно като място, където служителите могат да се срещат лично от време на време, дори ако работят предимно от разстояние. Ето защо е необходимо да се акцентира върху пространствата за колективна работа, включително необходимостта от големи заседателни зали с модерно оборудване.
3. Равни възможности за дистанционните работници и тези, които отиват в офиса. Технологичното оборудване трябва да позволява на всеки да участва еднакво активно както в работния процес, така и в неформалните събития.