Как да защитите компанията си от недобросъвестни служители? Съвети на собственика на бизнеса

Поради оплаквания срещу ръководството, служителите понякога пишат нелицеприятни отзиви на уебсайтове, крадат бази данни с клиенти или просто напускат без предизвестие, което се отразява негативно на бизнес процесите. Около 10{3609db0412b2f04f4f04eb70354099a0e75da5ceeada0f055dfbd8474d63d095} от заявките на клиенти към моята PR агенция са свързани с репутационни рискове, възникнали по вина на бивши служители.

По време на моето предприемаческо пътуване, чрез личен и клиентски опит, чрез пот и кръв, разработих няколко правила, които помагат за защитата на бизнеса от служители, които могат да повлияят негативно на марката или да навредят на нейната репутация.

Дигитална сигурност 

Първото правило за предприемачите: всичко трябва да бъде обвързано със собственика на бизнеса, който отваря или отнема достъп до вътрешна информация от служителите. Базата от клиенти и бизнес партньори, разработването на продукти, програмите, съхранението в облак, чатовете с клиенти трябва технически да бъдат под контрола на основателя или изпълнителния директор. 

• Пример:

През 2022 г. служител на каршеринг срещу парично възнаграждение прехвърли на трети страни база данни, съдържаща лични данни и маршрути на пътуване на потребителите на услугата. Фактът, че личният живот на абонатите може толкова лесно да попадне в ръцете на престъпници, подкопава доверието в цялата компания. Собствениците на предприятия трябва не само незабавно да отнемат достъпа на напускащи служители, но и да определят системата за достъп до информация като цяло.

Единен канал за взаимодействие с клиентите

Малките предприятия често пренебрегват един единствен канал за взаимодействие с клиентите, но напразно. Мобилна PBX (автоматична телефонна централа) и корпоративен бизнес акаунт в WhatsApp се контролират лесно чрез CRM система, която ви позволява да слушате диалози, за да контролирате качеството на продажбите и да не откриете един ден, че вашият мениджър е откраднал клиент от вас бизнес и сега работи директно с него. Важно е да има разпоредби, които регулират правилата за комуникация с клиента и забраняват комуникацията „директно“.

Разпределение на служебните задължения 

Доверието и широкият набор от правомощия на подчинен са добри, но не забравяйте да играете на сигурно. Работата не трябва да спира поради непреодолима сила на персонала. За всеки случай пресмятайте възможностите за прекратяване на трудовото правоотношение с всеки специалист и имайте предвид вариантите за евентуално заместване.

За всяко свободно работно място трябва да се изготви длъжностна характеристика (в идеалния случай се записва видеообучение), така че в случай на внезапно уволнение на служител работните процеси да не спрат, което да повлияе негативно на качеството на обслужване на клиентите и в резултат на това репутацията на компанията.

Правно формализирани отношения

Собствениците на малък бизнес често си затварят очите за сключването на качествен договор със служителите. Дългогодишното познанство или илюзорната неспособност на служител да навреди на бизнеса обаче няма да ви застрахова от възможни проблеми. 

Изпитателен срок, стаж, наемане: подкрепете всички трудови правоотношения с договор. Правен документ, подписан от страните, ще защити компанията от небрежност, разкриване на поверителна информация от служители или кражба на резултати.

• Пример:

Наскоро редовен клиент ми писа, че двама мои бивши служители изпращат оферти за PR услуги, представяйки случаите на моята агенция за свои собствени.

Големите експерти общуват помежду си. Ние работим с много от дълго време: годишното сътрудничество логично променя строгата комуникация с клиентите на приятелска. Затова информацията за кражба на резултати бързо стигна до мен.

Досъдебна искова молба във връзка с NDA, подписан преди това от бивши подчинени (споразумение за неразкриване на информация – правен договор, сключен от две страни с цел взаимен обмен на материали, знания или друга информация с ограничаване на достъпа до трети страни) е решен проблемът.

Включете всички очаквани резултати в договора. Струва си да държите пръста си на пулса не само със служителите на пълен работен ден, но и с тези, които възлагате на външни изпълнители.

Специалистите по поддръжка на уебсайтове, промоция, реклама, производство и дизайн на социални мрежи могат не само да улеснят, но и значително да усложнят работните процеси. За всички служители, включително служителите по договор, договорът трябва да уточнява не само работните отношения, но и резултата, който очаквате в края. За предпочитане в бройки.

• Пример:

Стартирах онлайн курс за PR наставничество. Сключен е договор с продуцента за услуги по сценарий, монтаж и оформление на идеята. За съжаление екипът й не само редовно пропускаше срокове, но и не изпълняваше част от задълженията си.

В чата продуцентът ни увери, че скоро ще приключат цялата работа по договора. Но успоредно с това изпълнителят изготви актовете и без никакво уведомяване в кореспонденцията изпрати заключителните документи с Руската поща на официалния адрес на регистрация на индивидуалния предприемач, който се различава от действителното ми местоположение.

Тъй като бях сигурен, че работата продължава, нямахме време да напишем отговор на досъдебната искова молба в срока, посочен в акта. Законодателството не предвижда възможност за анулиране, анулиране, анулиране или обезсилване на акта за приемане на извършената работа. Не можах да си върна парите. 

Ако все още не сте готови да наемете адвокат на пълен работен ден, тогава ще трябва да комбинирате всички функции, включително правните.

Когато даден договор не работи добре, гледайте на него като на опит за обучение. Допълнете документа, така че всяка грешка в трудовите отношения да бъде отразена в нов параграф. Това ще ви предпази от повторение на ситуацията в бъдеще. 

Списък със задължителни клаузи в договора:

• Предмет договора;
• Срокове за изпълнение на работата;
• Права и задължения на страните;
• Цена на работа;
• Процедурата за приемане на резултата от работата;
• Конфиденциалност;
• Отговорност на страните;
• Други условия (промени и допълнения, прекратяване, форма на уведомления, уведомления и др.).  

Разделяне на правомощията на служителите 

Класирайте нивата на достъп на служителите до информация, например в CRM. Мениджърът, който отговаря за обслужването и поддръжката, не трябва да комбинира това с продажбата на услуги. Ако уволните такъв служител, потенциално имате пряк конкурент. Кражбата на клиентската база ще му даде възможност да открадне настоящи или потенциални клиенти за самостоятелна работа. 

• Пример:

Специалист от известна PR агенция напусна, като каза, че иска да работи за себе си. Пикантността на ситуацията беше, че в агенцията момичето беше не само мениджър, но и отговаряше за обработката на входящи заявления. Оказа се, че тя тайно си пише с клиенти, които са кандидатствали, но не са постъпили на работа заради високата цена. Тя предложи да направи същите услуги по-евтини с аргумента, че е получила висококачествено обучение в агенцията. Някои следи започнаха да работят с нея. 

Отработване на негатива

Негативността, чийто източник може да бъде обидени служители, остава на сървърите за търсене дълго време и изисква обработка.

• Пример:

Компанията на клиента излезе с риск за репутацията. Служител, който беше хванат да взема подкуп от клиент (търговски имоти), беше уволнен със скандал, за което от негодувание наводни страницата на компанията в сайт за търсене на работа с лоши отзиви като работодател. Клиентът научи за това благодарение на PR работата – важно е редовно да следите прегледите и цялата информация за себе си в Интернет.

Компанията помоли всички доволни настоящи и бивши служители да напишат честни отзиви за себе си като работодател и издаде официален отговор на коментара на обидения уволнен служител. Така негативизмът беше заменен от положителни коментари, а рейтингът на компанията на сайта за работа също се увеличи.

Служителите могат да бъдат полза за компанията или вреда. Разбира се, много идва с опит, но е напълно възможно да се предотвратят сериозни грешки предварително.