10 често срещани грешки при автоматизацията на бизнеса

Автоматизацията обещава значително увеличение на разходите, качеството и скоростта, но прилагането й изисква план за действие, който отчита основните грешки. Неуспешната автоматизация може да има отрицателно въздействие върху използването на данни, процесите, морала на служителите и удовлетвореността на клиентите.

За да осигурите успех, фокусирайте се първо върху проекти, които ще дадат ясни, измерими бизнес резултати и за които организацията вече разполага с необходимите ресурси.

Грешка №1: Залагане само на една технология

След като една организация успешно е придобила и внедрила определен инструмент за автоматизация на процеси, като RPA (роботизирана автоматизация на процесите, автоматизация на роботизирани процеси), естествено е да желаете да го приложите възможно най-широко.

„Погрешно е да се управлява автоматизацията, като се фокусира върху една налична технология. Вместо това дефинирайте желания бизнес резултат и след това изберете правилния набор от инструменти “, съветва Никол Стърджил, вицепрезидент и анализатор в Gartner.

Съвет: Осигурете набор от технологии, които ви дават повече място за адаптиране към гъвкава гама от бизнес резултати и промяна на подходи.

Грешка № 2: Вярването, че бизнесът може да се автоматизира без ИТ

Все повече потребители вярват, че внедряването на RPA и приложения с нисък код/без код не изисква помощта на ИТ специалисти. Но служителите в бизнес линията може да нямат специфични познания и това увеличава риска от неправилно боравене с информация. В допълнение, тези приложения са интегрирани с други системи, които изискват редовни актуализации. Когато ИТ отделът не участва, промените не се запазват по време на надстройката и това води до неуспехи в процеса.

Съвет: Създайте и финансирайте център за високи постижения в автоматизацията. Той ще включва професионалисти, които заедно притежават различни организационни умения и знания, включително технически, аналитични и бизнес, както и опит в картографирането на процеси и ИТ управлението.

Грешка №3: Мисленето, че автоматизацията решава всички проблеми

Автоматизацията може да е най-добрият дългосрочен вариант за бизнес и ИТ процеси, но не може да се използва просто за запълване на празнини в лошо организиран процес. Този подход само ще удължи живота на неоптималните наследени приложения, а получените спестявания само прикриват по своята същност неефективен процес.

Съвет: Оценете предимствата и недостатъците на автоматизацията спрямо подмяната на системата, добавената функционалност и стратегията за интеграция.

Грешка № 4: Не включва всички заинтересовани страни

Автоматизацията по своята същност има широко въздействие върху предприятието, което означава, че всички заинтересовани страни трябва да участват в неговата организация и вземане на решения. Например, ако в резултат на това се променят работните отговорности на служителите, си струва да ангажирате отдела за човешки ресурси. Актуализациите в разрешенията и идентификаторите или изискванията на сървъра трябва да са за отделите за сигурност или информационни технологии.

Съвет: Възложете отговорността за взаимодействието със съответните отдели на конкретен член на експертната група.

Грешка № 5: Не отделяте достатъчно време за тестване

Технологиите за автоматизация работят само когато алгоритмите и правилата са абсолютно правилни. Инструментите може да изглеждат лесни за използване, но ако не са програмирани правилно, те неизбежно ще доведат до грешки. Те могат да изкривят данните много бързо и да не доведат до желания бизнес резултат.

Съвет: Уверете се, че всички стъпки в процеса са тествани, а не само специфични функции. Внимателно проверете целостта на данните, когато използвате избраните от вас инструменти за автоматизация.

Грешка № 6: Загуба на усилия за прекалено сложни процеси

Понякога организации, които ще автоматизират дадена процедура, се оказват в задънена улица. Това най-често се случва, когато процесите не са добре документирани или разбрани, ако работният процес не е последователен или има твърде много опции, включени във вземането на решения. Не губете време и усилия за автоматизиране на подобни процеси.

Съвет: Разработете набор от правила или насоки за елиминиране на процеси и задачи, които са зле подготвени за автоматизация. Факторите, които трябва да се вземат предвид, включват броя на стъпките на процеса, броя на необходимите интеграции или яснотата на съществуващия процес.

Грешка № 7: Третиране на автоматизацията като просто възпроизвеждане на действия

Този подход пропуска ключовото предимство на автоматизацията – подобряване на процеса от край до край, което ще подобри взаимодействията на клиентите и служителите. Ако автоматизацията не включва редизайн на процесите, организацията рискува да избере грешни инструменти и да не постигне желаните бизнес резултати.

Съвет: Ако искате да внедрите нови инструменти за автоматизация на процеси, първо оценете напълно и приложете методология за реинженеринг на процеси, за да сте сигурни, че носи най-добри резултати.

Грешка № 8: Неконтролиране на системата след внедряване на автоматизация

Както при внедряването на всяка система, проектите за автоматизация ще изискват активното участие на ИТ специалисти на всички етапи, включително и на финалния. Например, когато разгръщате RPA, си струва да установите постоянен мониторинг и редовни проверки на качеството. Те ще ви помогнат да се уверите, че скриптовете на роботите са написани правилно и те продължават да работят правилно. Това избягва необходимостта от мащабно почистване на данни.

Съвет: Създайте процедури за контрол, за да проследявате ефективността на внедрените от вас инструменти за автоматизация.

Грешка №9: Използвайте грешни показатели за измерване на резултатите

Обикновено технологичните приложения и инструменти се оценяват, за да се гарантира, че работят по предназначение. Това обаче не отразява дали проектът е успешен или не. Ключът към успешната автоматизация е да се измери нейното въздействие върху процесите и предприятието като цяло.

Съвет: Фокусирайте измерването на успеха на автоматизацията върху KPI, които определят количествено желания бизнес резултат.

Грешка № 10: Игнориране на културата и въздействието върху служителите

Въпреки че е изключително важно да се съсредоточите върху това как да внедрите и мащабирате автоматизацията, важно е да имате предвид въздействието, което това ще има върху служителите, особено ако ролите им бъдат елиминирани или преосмислени.

Съвет: Оценете как служителите могат да реагират рано и се уверете, че екипите за автоматизация проактивно съобщават предстоящите промени, включително промените и управлението на хората.