Как да започнем работа с Kami SL. Създаване на номенклатури Обекти, фирмени данни, Дефиниране на мерни единици, данъчни групи, валути и работа с валутен календар

Номенклатури

Модул Номенклатури осигурява достъп до основните номенклатурни единици на системата, като клиенти, потребители, артикули, доставчици и др. Той предоставя възможност за непрекъсната актуализация на тези единици, което включва добавяне на нови, коригиране на съществуващи и изтриване на неизползваемите.

За да работи системата е необходимо да се настрои коректно. Настройването на системата започва с въвеждането на записи в номенклатурни единици като обекти, валути и др.

Обекти

KAMI представлява интегрирана компютърна система за управление на логистиката, търговската, финансовата, транспортната и сервизната дейност на една фирма, с или без отдалечени клонове – офиси, складове, магазини и други бизнес обекти.

Обектите са основна номенклатурна единица, участваща във всички операции, поддържани от системата. Към тях се отнасят различни складове, магазини, офиси и други филиали на фирмата, чиято дейност обслужва системата.

Обектът в КАМИ представлява основна отчетна единица. Всички наличности на стоки, пари в каси, документи и др. са ориентирани към определен обект. Издаването на всички документи става от името на текущия обект, независимо от това, че фирмата присъства в задължителните реквизити на фактурите или другите документи.

Важно е да споменем, че тук става въпрос за пълния списък с обекти, които ще бъдат обслужвани от КАМИ.

Строго препоръчително е създаването на пълния списък на обектите да става от едно място – централизирано!

Полезен съвет: ако имате офис, където няма склад със стоки, пак можете да запишете този офис като отделен обект, за да заприходите всякаква офис-техника, да можете аварийно да използвате този офис за склад или да отделите сервизната дейност в отделен обект, в който да заприхождавате резервните части и т.н.

Важно: Трябва да бъдат коректно данните, защото участват в готовите принт форми за печат на фактури, протоколи, проформи, оферти и гаранционни карти.

 

За да се осигури достъп до обектите, от главното меню се избира опцията Номенклатури/ Обекти. Появява се прозорец, в който да попълним таблицата със записите за обектите.

В страницата Информация се въвеждат данни за Код, Наименование, Наименование на фирмата, Управител, Адрес, Телефон, Факс, Данъчен номер и БУЛСТАТ. Не е необходимо да се попълнят всички полета от страницата. Задължителни обаче са полетата Код, Наименование и Управител.

Идентифицирането на всеки обект с отделен код се използва:

– когато фирмата иска ясно да личи от кой обект е издаден всеки документ. Настройките за издаването на документи, ясно показващи обекта от където се издават, не е работа на Потребителя. Тези настройки се правят еднократно от Администратора на системата;

– когато фирмата иска системата да генерира справки по обекти.

Страницата Допълнителна информация съхранява данни за Банки на обекта и Настройка на mail сървър. Частта Банки на клиенти включва по две полета за Банки, Банкови сметки и Банкови кодове. Настройка на mail сървър включва: поле SMTP, което съхранява IP-адреса на изходящия mail-сървър, поле E-mail – е-mail-а на потребителя, поле POP3 – входящия mail-сървър и поле Потребител – потребителското име.

В прозореца на обектите има два бутона:

– Бутонът Промяна на паролата е описан в секцията Потребители.

– Бутонът Копира всички артикули в Ограничения за артикули

Смяната на началните номера на различните типове документи се разглеждат в раздел Регистрирани обекти

Държави

Тази номенклатурна единица е необходима, когато системата се използва за обслужването на обекти, разположени на територията на различни държави.

Номенклатурна единица Държава се използва при описанието на градовете.

Достъп до нея се получава посредством опцията Номенклатури/ Държави от главното меню.

 

 

За всяка държава се съхранява информация за името и абревиатурата й. Те се попълват в полетата Име и Абревиатура на страница Информация от папката. Попълването на таблицата „Държави” е важно, защото абревиатурата и наименованието на държавата са задължителни полета в други номенклатурни единици, например в Номенклатурна единица „Доставчици”.

Градове

Използването на тази номенклатурна единица, позволява на потребителя след еднократно въвеждане на съответния град, да има информация за Абревиатура, Наименование, Латинско наименование, Абревиатура на държавата, в която се намира съответния град и нейното Наименование, Област в държавата, Регион, Главен пощенски код и Телефонен код.

 

 

Задаването на характеристиките на градовете става чрез избор на опцията Номенклатури/ Градове.

Попълването на базата с градове е много важно действие, защото абревиатурата и наименованието на града са задължителни полета в други номенклатурни единици, например в Номенклатурни единици „Доставчици” , „Клиенти” и други Контрагенти.

Номенклатурата с градовете се използва като изграждаща номенклатура, описваща Вашите контрагенти.

Важно: Може да работите и само с 1 град, но ако желаете да проследявате продажби по градове или други маркетингови отчети, свързани с анализ на продажбите, Ви съветваме да използвате номенклатурата

Валути

Всяка една от стоките или услугите притежава ценови параметри, които се задават в определена валута. Системата позволява работа с различни валути дори в рамките на един артикул, т.е. възможно е артикул да се доставя в една валута, а да се продава в друга.

Тази номенклатурна единица е заложена функционално така в системата, че да може, например, да се правят доставки на стоки според валутата, с която са фактурирани, или според валутата, заложена в ценовата таблица на дистрибутора (вносителя).

Всеки един от обектите има валута по подразбиране – т.е. това е валутата, в която най-често издава документи.

За да се попълни таблицата с валутите, от главното меню се избира опцията Номенклатури/ Валути.

 

В страницата Информация на папката се попълват наименованието и означението на валутата. За целта се използват полетата Наименование и Означение. За избраната валута се въвеждат Фирмен курс (повечето фирми имат такъв курс), Курс на БНБ (Фиксинг) и Митнически курс.

Фирменият курс се използва при всички основни операции когато се налага преминаване от съответната валута към Лев. Фиксингът е информативен и практически не се използва в тази версия на системата. Митническият курс си използва при доставка на стоки, когато се налага да се пресметне левовата равностойност на доставния документ.

В примера на фигурата са въведени три валути: ЛЕВ, ЕВРО и ДОЛАР. За целите на ежедневната търговия се практикува ежедневно попълване на курса на долара във валутния календар, а не в номенклатурна единица „Валути”. В таблица Валути по подразбиране се визуализират само последно въведените курсове.

Валутен календар

Валутният календар позволява въвеждане и съхраняване на валутни курсове за всяка една от въведените валути в номенклатурна единица „Валути”.

За да се използва тази възможност от главното меню се избира опцията Номенклатури/ Валутен календар.

Посредством селектор бутона Избор на Валута се избира валута по нейното Наименование и Означение. За всяка конкретна валута се задават три курса – Фирмен курс, Курс на БНБ и Митнически курс. Курсовете се въвеждат спрямо българския лев.

Задаването на датата става по два начина – непосредствено от клавиатурата или чрез избор от падащото меню ДатаCalendar. В полето Час се записва часа на въвеждане на валутните курсове на съответната валута.

Статичният панел с бутони притежава допълнителен бутон Промяна на цената спрямо текущия валутен курс. Избира се даден курс на валута (позиционира се върху записа), натиска се бутона, при което доставната и продажната цена на артикулите, записани в системата с тази валута, се преизчисляват спрямо избрания курс на валутата.

При всяка промяна на валутния курс за дадена валута системата запазва старата стойност в каталога (регистъра) на валутните курсове.

Мерни единици

За да се попълни списъка на мерните единици, с които системата може да работи, от главното меню се избира Номенклатури/ Мерни единици.

 

В страницата Информация на папката се попълва наименованието на мерната единица. За целта се използва полето Мерни единици. Посредством маркиращото поле се задава дали мерната единица поддържа Дробни количества.

Обикновено мерните единици за броене не допускат дробни стойности, докато мерните единици за обем, маса, разстояние допускат.

Данъчни групи

Задаването на данъчните групи става чрез избор на опцията Номенклатури/Данъчни групи.

Данъчните групи са пряко свързани с артикула, където се избира с коя данъчна група работи, сътветно се начислява описания данъчен процент.

В информацията за групите има три полета: Код, Наименование на данъчната група и Данъчна ставка (%). Очевидно, че трябва да има поне една въведена данъчна група с 20% ставка, за да може системата да начислява ДДС 20% (докато в България ставката на ДДС се запази 20%).

Ако ползвате различни % ДДС, може да си дефинирате няколко групи в програмата.

Важно: Ако не сте регистрирани по ДДС в настройките на самата програма, трябва да укажете, че няма да се начислява ДДС