Как правилно да делегирате бизнес задачи: 5 основни принципа

Дори и най-ефективният собственик не може да направи всичко сам. Освен това постоянното поставяне на всички задачи и внимателното наблюдение на работата също отнемат много време и някой ден той може да поиска да напусне бизнеса.

Делегирането би било добър вариант. Наталия Красилникова, основател на услугата за обработка на злато MoneyGold, обяснява защо доверието е важно за лидера, когато дойде време да делегира задача и как да го направи.

Какво е делегиране и каква е връзката му с доверието

Има много изследвания, които показват, че нивото на доверие пряко влияе върху БВП на страната и други икономически показатели.

Още през 1972 г. Нобеловият лауреат по икономика Кенет Ароу пише: „Има елемент на доверие в почти всяка търговска сделка. Икономическата изостаналост на света може да се обясни просто с липсата на взаимно доверие.

Тук се обръщаме към делегирането – то зависи пряко от способността на собственика или мениджъра да се довери както на своите служители, така и на света като цяло.

В същото време се различава от обикновеното поставяне на задачи: в случай на делегиране мениджърът по същество прехвърля обхвата на работата на компанията на друго лице, а не поставя конкретни задачи и не казва какво и как да се направи. Тоест, самият служител знае какво да прави, той взема решения, поставя задачи и ги решава.

Цялата отговорност за тяхното изпълнение е на самия служител – никой не го контролира и не микроуправлява.

Защо да делегирам лично на вас

Ако лидерът не вярва на служителите и не делегира, се оказва, че той прави всичко сам. Но дори ако собственикът или директорът е много ефективен и ефективен, в един момент неговите ресурси се изчерпват, а задачите, които трябва да бъдат решени, не.

Оказва се, че такъв лидер сам поставя пречки за мащабиране на бизнеса. И това не може да не засегне самия мениджър: без делегиране е по-вероятно:

  1. прегоряване в работата
  2. желание да напусне бизнеса
  3. здравословни проблеми поради претоварване.

Освен това мениджърът ще има повече време за решаване на по-креативни проблеми, намиране на нови насоки за развитие на бизнеса и други стратегически решения.

Делегирането също така ще подобри работата на служителите: те ще станат по- независими при решаването на различни проблеми , ежедневните дейности ще могат да продължат без намесата на собственика и ще бъде по-добре със самореализацията на служителите.

Има и доказателства за това как делегирането може да помогне за развитието на вашия бизнес. Анализаторската компания Gallup проучи този въпрос, използвайки като пример 143 изпълнителни директори на бързо развиващи се американски компании.

Приходите на компаниите, чиито лидери са добри с делегирането, са средно с 33% по-високи от тези на други компании.

И така, на въпроса защо се нуждаете от делегиране, има няколко отговора:

  • насърчава растежа на приходите и мащабирането;
  • освобождава мениджъра от ежедневните задачи и предотвратява прегарянето;
  • повишава компетентността на служителите и им помага за самореализация.

Кога да делегирате

Как собственикът разбира, че е време да делегира задачата?

Според моя опит има два основни признака :

  • сте убедени, че задачата определено е необходима на вашата компания;
  • бизнес процесът на конкретна задача вече е отстранен.

Определено не делегирайте задача твърде рано . Във всеки бизнес, особено в ранните етапи, много задачи просто не се вкореняват – в процеса става ясно, че компанията по принцип не се нуждае от това. Така че първо трябва да се уверите, че самата задача е необходима.

Но и след това моментът за делегиране не идва веднага:

  1. първо трябва да отстраните грешки във всички етапи на изпълнение,
  2. уверете се, че бизнес процесът работи,
  3. че за известно време не се проваля.

И на този етап лидерът може постепенно да излезе от процеса.

Има такава матрица на Айзенхауер – това е инструмент за управление на времето, в който всички задачи се разглеждат по линията на спешни / неспешни и важни / маловажни. И така – имате нужда от основателя на бизнеса, който да се занимава с важни и неспешни задачи.

Ето няколко примера за това как започнах да делегирам задачи. За мен беше важно екипът ми да има други хора със същите ценности като мен.

Как да делегирате: 5 принципа

  • Научете се да се доверявате

Това е основният принцип, без който делегирането няма да работи. Ако не знаете как да се доверявате и да контролирате всички задачи през цялото време, делегирането едва ли ще ви подхожда. Първо трябва да се справите с доверието си в света, във всички хора, в себе си – например с психотерапевт.

  • Оценявайте всяка задача от гледна точка на това дали мога да я делегирам по принцип и дали мога да я направя точно сега

Необходимо е задачата да е повтаряща се и необходима за бизнес процесите. Струва си да отговорите на няколко въпроса:

  1. може ли някой друг да го направи?
  2. Искам ли да освободя времето, необходимо за изпълнение на тази задача?

Процесът трябва да бъде толкова отстранен, че да можете да разкажете на служителя за него подробно: трябва да разберете как ще обясните задачата, какви материали и инструменти са налични.

Ще ви кажа с пример : сега трябва да премина към делегиране на една задача – пиша публикации и скриптове за истории в забранена социална мрежа. Вече е ясно, че тази работа е необходима за дълго време и бизнес процесът вече е отстранен. Обичам да върша тази работа сама, но тя отнема доста време всеки ден, пречи на други работни задачи и планове – така че е време за делегиране.

  • Постепенно запознайте служителя със задачата

Делегирането не означава прехвърляне на задача на друг служител за един ден.

Ето как ще продължа със задачата за писане на публикации и скриптове.

  1. За известно време ще ги напиша заедно с нов служител, ще го информирам,
  2. и след известно време, когато разбера, че всичко върви така, както трябва, ще се отдръпна.
  3. След това за известно време служителят сам ще пише текстовете, но аз все пак ще контролирам процеса – преценя как се справя, разберете за трудностите.
  4. И тогава, когато стане ясно, че процесът е установен, мога просто да забравя за тази задача.

Така че делегирането изисква усилия, време и желание за обяснение – трябва да научите другия на всичко.

  • Разберете спецификата на задачата и характеристиките на конкретни служители

Например, ако човек се занимава с продажби, едва ли си струва да му делегирате попълването на фактури. Няма нищо общо с настоящата му работа. В допълнение, продажбите и документацията изискват различни способности и способности.

Но такава работа може да бъде делегирана на някой, който вече се занимава с друга документация – например съставя договори. Така че трябва да изберете задачи за делегиране, като вземете предвид характеристиките, уменията и способностите на конкретни хора.

  • Важно е делегираната задача да попада в мотивацията на човека

За да направите това, трябва да разберете тази вътрешна мотивация – може би той се стреми към самореализация или иска да овладее нова професия, да научи нещо ново. В зависимост от това трябва да изберете задачи за делегиране. Например, служител иска самореализация – и той ще бъде добър в поддържането на социалните мрежи на компанията или някои други задачи.

Делегирането не е толкова прост процес, колкото може да изглежда на пръв поглед.

На първо място, ще трябва да се научите на доверие – а това е доста трудно, особено за хора, които са свикнали да правят всичко сами и да контролират всичко. Освен това, за да делегирате успешно, трябва да разбирате наклонностите и вътрешната мотивация на хората, да можете да обяснявате и развивате добре установени бизнес процеси.