Въпроси и отговори, касаещи СУПТО – НАП

І. Фактическа обстановка и въпроси:

„………..“ ЕООД е специализирано счетоводно предприятие по смисъла на Закона за счетоводството (ЗСч) и като такова има абонаментни договори за извършване на текущо счетоводно обслужване на различни дружества.

Въпрос №1

Дружество издава фактурите си от приложенията на Microsoft office-Word/Excel, по които получава плащания както по банков път, така и в брой. Данните за фактурите (контрагент, вид услуга, количество, цена) не се избират от менюта, а се въвеждат ръчно при самото издаване на фактурите. Трябва ли този начин на издаване на фактури да се третира като „софтуер за управление на продажбите в търговския обект“ (СУПТО)?

Отговор:

Съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) „софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба №Н-18/2006 г., „управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.

Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане.

Предвид изложеното в запитването, ако софтуерът обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане, както и съхранява в база данни въведената информация, то същият представлява СУПТО по смисъла на ДР на ЗДДС и ДР на Наредба № Н-18/2006 г.

 

Въпрос №2

Дружество издава фактурите към клиентите си за плащания по банков път от софтуер за издаване на фактури, нерегистриран в НАП, а фактурите за плащанията от клиенти в брой от ръчен кочан. Тази практика в съответствие ли е с новите изисквания на Наредба № Н-18/2006 г.?

Отговор:

Описаният във въпроса софтуер попада в обхвата на определението за СУПТО съгласно §1, т. 84 от ДР на ЗДДС, тъй като се използва в обект, в който се извършват продажби, за които се изисква издаване на фискален бон. Софтуерът трябва да отговаря на всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г. вкл. да управлява фискалното/ите устройство/а в обекта.

Въпрос №3

В обекта на дружеството, което приема плащания в брой и по банков път, когато бъде изискана фактура от клиент, същата се издава от счетоводното предприятие, обслужващо дружеството и се изпраща по имейл на същото, а то я представя на клиента. Как се процедира в този случай?

Изложената във въпроса фактическа обстановка не е достатъчна да бъде даден еднозначен отговор.  Липсва информация относно наличието и използването на  софтуер в търговските обекти на клиентите на счетоводната къща, къде и от кого се издават фискални бонове и др.

 

ІІ. Фактическа обстановка и въпроси:

Дружество, което извършва продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, използва софтуер, чрез който се регистрират всички продажби, извършвани в този обект. Чрез софтуера се генерира поръчка и стоките автоматично се резервират. При експедиране на стоките по поръчката се отпечатва данъчна фактура. При фактурирането системата автоматично намалява наличността в склада.

Въпрос №1

Използваният от дружеството софтуер представлява ли софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО) по смисъла на §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на ЗДДС, който следва да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18, в случай че за извършваните продажби на стоки бива издавана фактура за плащане в брой, но плащането в брой и издаването на фискален бон се извършва чрез мобилен касов апарат извън търговския обект на дружеството, на адреса на клиента, при доставка на стоката?

Отговор:

На база изложената фактическа обстановка категорично може да се направи заключение, че начинът, по който дружеството осъществява дейността си, попада в обхвата на определението за разносна търговия, съдържащо се в §1, т. 1 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Наредба №Н-18/2006 г., а именно продажба на стоки или услуги извън търговския обект по предварителна заявка. Съгласно чл. 25, ал. 2 от Наредба №Н-18/2006 г. при разносна търговия фискалната касова бележка се издава от лицето по чл. 3 и се предава на разносвача, който от своя страна я предоставя на купувача при плащането. Това означава, че фискалната касова бележка (фискалният бон) трябва да се издаде на място в търговския обект и да съпровожда стоката до предоставянето й на клиента. В тази връзка използваният от Вашето дружество софтуер притежава характеристиките на софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) съгласно определението  в §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), а именно – същият се използва за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обекти, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Въпрос №2

Използваният от дружеството софтуер представлява ли софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО) по смисъла на §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на ЗДДС, който следва да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18, в случай че за извършваните продажби на стоки и/или услуги бива издавана фактура за плащане по банков път?

Отговор:

Софтуерът на дружество, извършващо продажби, които се заплащат единствено и само  с  банкови парични преводи, т.е. за които съгласно чл. 3 ал. 1 от Наредба №Н-18/2006 г.  не се изисква издаване на фискален бон, е извън обхвата на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в  §1, т. 84 от ДР на ЗДДС.

Въпрос №3

Използваният от дружеството софтуер представлява ли софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО) по смисъла на §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на ЗДДС, който следва да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18, в случай че за извършваните продажби на стоки бива издавана фактура, фактурата и стоката биват предавани на купувача чрез куриерска фирма, а заплащането на стоките се осъществява от клиента чрез куриерска услуга „наложен платеж”, след което куриерската фирма заплаща на дружеството получената сума по банков път?

Отговор:

Съдържащата се във въпроса Ви фактическа обстановка представлява разносна търговия по смисъла на определението за разносна търговия, съдържащо се в §1, т. 1 от ДР на Наредба №Н-18/2006 г., а именно „продажба на стоки или услуги извън търговския обект по предварителна заявка“. При предаване на заявената стока на куриерското дружество – посредник при извършване на продажбата, стоката следва да се съпровожда от издаден фискален бон, който да бъде предоставен на клиента. Начинът, по който куриерското дружество ще предаде на търговеца-продавач събраните суми от клиентите, заплатили по метода „наложен платеж“, няма отношение към задължението за издаване на фискален бон.

 

ІІІ. Фактическа обстановка и въпрос: 

Програма единствено и само за писане на фактури – т.нар. софтуер за фактуриране, която генерира единствено и само данъчна фактура с всички задължителни реквизити съгласно чл. 114 от ЗДДС, както и дебитни и кредитни известия с всички задължителни реквизити съгласно чл. 115 от ЗДДС, синхронизирана за работа с новите фискални устройства по променената Наредба №Н-18. Ще бъде ли одобрена от НАП, ако базата й данни е с DBF файлове /таблици/, като софтуерът има изградена допълнителна защита срещу външна нерегламентирана намеса и опити за промяна на таблиците?

Отговор:

Наредба №Н-18/2006 г. не въвежда ограничения по отношение на базата данни, с която работи  даден софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО). В случай че функционалността на СУПТО отговаря на всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г. и неговият производител/разпространител подаде декларация по чл. 52б, ал. 1, както и изискващата се информация за софтуера съгласно чл. 52в, ал. 2, софтуерът ще бъде включен в публичния електронен списък на НАП по чл. 118, ал. 19 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

 

ІV. Фактическа обстановка и въпрос:

Електронен магазин Софтуер за управление на продажбите ли е? Самият електронен магазин е софтуер. Поддържа номенклатури, клиенти, информация за доставка, плащания и управлява процеса на продажба. Според Вашите посочени критерии то той би трябвало да е Софтуер за управление на продажбите. Това от своя страна автоматично води до заключението, че самият електронен магазин трябва:

1) да се лицензира като такъв със всичките му библиотеки код и т.н.

2) трябва да издава касови бонове.

Така поне излиза от прочетеното.

Бих искал еднозначно да потвърдите или отхвърлите тази хипотеза дали електронен магазин е Софтуер за управление на продажбите, нужно ли е да се сертифицира като Софтуер за управление на продажбите и самият електронен магазин ли трябва да разпечатва касовите бонове, при разплащания за които се изисква касов бон.

На практика търговецът използва обикновено още един софтуер, в който си генерира фактурите, поддържа склада и т.н., който също е Софтуер за управление на продажбите. Примерно, ……………….. (просто е популярен софтуер, но това е само пример) или подобен.

Бихте ли внесли малко яснота по този въпрос, тъй като и двата софтуера (електронният магазин и счетоводният софтуер) на пръв поглед отговарят на определението Софтуер за управление на продажбите. 

            Ако електронният магазин е софтуер за управление на продажбите, какво правим с втория софтуер и как два софтуера едновременно управляват продажбите?

            На практика е възможно да съществува и трети софтуер – например, освен счетоводния,  да има и друг например складов (различен от счетоводния) – той също отговаря на критериите за софтуер за управление на продажбите. Кой е по-валиден от всичките?

Отговор:

Софтуерите на електронните магазини като правило притежават характеристиките на софтуер за управление на продажбите в търговски обект и трябва да бъдат надградени, така че да отговорят на изискванията на Наредба №Н-18/2006 г.

Наредбата не ограничава използването на повече от един  софтуер за управление на продажбите в търговски обект, но при условие, че всички софтуери отговарят на изискванията на Наредба №Н-18/2006 г. и са включени в публичния електронен списък на НАП по чл. 118, ал .16 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

В случай че търговецът използва за управление на продажбите си друг софтуер, отговарящ на изискванията на Наредба №Н-18/2006 г. и различен от софтуера на електронния магазин, се допуска всички заявки за продажби, направени през електронния магазин, да се импортират в базата данни на другия софтуер.

Възможните варианти са подробно описани в материали с наименования “Схеми е-магазини –  СУПТО“ и “Разяснения относно импорт в СУПТО на данни от външни източници на данни за продажби“, публикувани на интернет-сайта на НАП, рубрика „Полезно“, тема „Ново! Касови апарати, СУПТО, електронни магазини“.

 

1. Фактическа обстановка и въпроси:

Въпрос №1

Налице е складово-производствен софтуер, който не управлява фискални устройства и не разполага с вградена възможност да го прави. Част от възможните операции в софтуера са: следене на стоковите наличности, заявки към доставчици, доставки на стоки и материали, производствени операции, трансферни операции между обекти на фирмата, оферти, гаранционни карти, въвеждане на информация за извършени продажби към клиентите и издаване на свързаните с това фактури, известия и стокови разписки. Поддържа се номенклатура на стоките и контрагентите. Следва ли да се разбира в контекста на Наредба Н-18, че софтуерът, описан по-горе, се квалифицира като система за управление на продажбите (СУПТО) и попада ли той в обсега на изискванията й, според които е налице задължение той да управлява всички фискални устройства в обекта и да е одобрен от НАП?

Отговор:

На база описаната във въпроса Ви функционалност, посоченият софтуер отговаря на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и за да може да бъде използван след 30.09.2019 г., следва да бъде надграден, така че да отговори на всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г.

Въпрос №2

Необходимо ли е складовият софтуер (описан във въпрос №1) да е свързан към ФУ и да е одобрен от НАП при издаване на стокови разписки и фактури, по които е избрано банково плащане?

Отговор:

Софтуер, притежаващ характеристиките и деклариран като софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), трябва да отговаря на всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява всички фискални устройства в търговския обект, както и да генерира уникален номер на всяка продажба (УНП), независимо че плащането на някои от продажбите изисква издаване на фискален бон (ФБ), например в брой, с банкова дебитна или кредитна карта, с ваучер и др., а плащането на други не изисква издаване на ФБ, например продажбите, които ще бъдат платени по банков път.

Въпрос №3

Възможно ли е версии на същия складово-производствен софтуерен продукт, които не са сред одобрените от НАП, но според Наредба Н-18 се квалифицират като СУПТО, да се разпространяват и след 31.03.2019 г. към клиенти, които оперират единствено с банкови плащания, при положение, че продуктът бъде модифициран така, че да не позволява откриване и отпечатване на документи за продажба, за която е налице задължение за издаване на фискален бон (т.е. ще са възможни само продажби по банков път)?

Отговор:

В случай че даден софтуер, деклариран като СУПТО, бъде модифициран с оглед да бъде използван само от търговци, приемащи плащания единствено по банков път, той може да бъде разпространяван под друго наименование и друга версия. Този софтуер би бил извън обхвата на регулацията, въвеждана със ЗДДС и Наредба №Н-18/2006 г.

Въпрос №4

Квалифицира ли се като система за управление на продажбите самостоятелен софтуерен продукт за фактуриране, който отговаря едновременно на всяко от следните изброени условия:

• не е свързан по никакъв начин с регистрирането на плащанията и не може да управлява фискални устройства;
• служи единствено за издаване на фактури и известия;
• генерира/отпечатва опис на издадените фактури, без да включва в него информация за артикулите;
• поддържа списък със стоки и услуги (респективно техните цени), но не управлява тяхната наличност;
• поддържа списък с клиенти, на които се издават фактури;
• не е модул на друг софтуер, който се квалифицира като софтуер за управление на продажбите, нито обменя информация с такива софтуери.

По смисъла на Наредба Н-18 издаването на фактура от фактуриращ софтуер (независимо от начина на плащане по фактурата) счита ли се за “управление на продажби“? Необходимо ли е такъв софтуер (за фактуриране) да е свързан с ФУ, респективно и да е одобрен от НАП?

Отговор:

Характеристиките на СУПТО, изведени на база на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на ЗДДС и определението за управление на продажбите, съдържащо се в §1, т. 19 от ДР на Наредба №Н-18/2006 г., са подробно обяснени в публикувания на сайта на НАП материал с наименование “Какво е софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО)“.

Когато т.нар. „фактуриращ софтуер“ предоставя възможност за въвеждане на  извършваните от даден търговец продажби на стоки/услуги по вид и продажна цена, осигурява автоматизирана обработка на информацията и я съхранява в база данни, той притежава характеристиките на СУПТО и следва да отговори на всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г.

Въпрос №5

Ако дадена фирма приема само плащания по банков път, не разполага с фискално устройство и издава единствено фактури от софтуер за фактуриране, задължително ли е софтуерът за фактуриране, с който работи, да отговаря на изискванията на Наредба Н-18 и да е одобрен от НАП?

Отговор:

Софтуерът, използван от дружество, което не приема плащания, изискващи издаване на ФБ, е извън обхвата на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в §1, т. 84 от ДР на ЗДДС.

Въпрос №6

Ако в бъдеще разработим и нов продукт (или модифицираме съществуващ), който попада в хипотезата за “софтуер за управление на продажбите“ и е съобразен с изискванията на Наредба Н-18, възникват следните въпроси:

А) В приложение №29 към Наредба Н-18 е записано, че “При въвеждане в софтуера на информация за продажба софтуерът генерира уникален номер на продажбата (УНП)“ . Пояснено е, че част от този номер е индивидуалният номер на фискално устройство. Как следва да се реализира това в случаите, при които се издава фактура или стокова разписка за продажба, за която плащането ще бъде извършено по банков път, а фирмата не приема плащания в брой и не разполага с фискално устройство, чийто индивидуален номер да се запише в УНП?

Б) Допустимо ли е вместо наименование на артикул във фискален бон да се запишат номерът и датата на фактурата (или на стоковата разписка), по която е издаден той (с количество = 1 бр. и цена, отговаряща на крайната сума по фактурата)?

Отговор:

А) Моля вижте отговора на Въпрос №2 по-горе.

Б) Съгласно разпоредбата на чл. 26, ал. 7 от Наредба №Н-18/2006 г. (в сила от 29.03.2019 г.), при продажба, за която е издадена фактура или дебитно известие, в която/което са посочени количеството и видът на стоките или услугите, във фискалния бон се допуска да се отпечата сумарният оборот по съответните данъчни групи и код на данъчната група, като задължително се посочи номерът и датата на фактурата или дебитното известие, по която/което се извършва плащането. Задължителните реквизити на фактурите са определени в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС.

VІ. Фактическа обстановка и въпроси:

Въпрос №1

Чл.52а – Когато Front-End-а на софтуера може да се копира/мести/изтрива свободно или се използва браузер за Front-End. В тези случаи конкретизирането на код на определено работно място е невъзможно. Работното място може да се обвърже с потребител, но един потребител може да работи в много обекти на различни машини. На всяко място може да се укаже ФУ, но не и уникален код и да се следи инсталиране/деинсталиране.

Отговор:

Задължителното изискване, което Наредба №Н-18/2006 г. въвежда, е всеки потребител/оператор да има уникален код и софтуерът да съхранява структуриран лог на всички негови действия – вж. т. 15 и 16 от Приложение №28. Този уникален код е 2-ри компонент в уникалния номер на продажбата съгласно т. 9 от същото приложение.

Въпрос №2

Чл.52а – Какво се прави, когато поради спецификата на софтуера, операциите (действията) не се водят като номенклатура, която може да се създава/редактира/трие и нямат изброените данни? Може ли да се дефинират операциите, които трябва да бъдат записвани?

Отговор:

Съгласно т. 18.9 от Приложение №29 се допуска предоставянето на алтернативни номенклатурни, които като обхват на съдържащата се в тях информация съответстват на посочените номенклатурни таблици в същата точка.

Въпрос №3

Възможно е два софтуера да използват един и същи фискален апарат. Тук възникват два въпроса: Как вторият софтуер ще заприходи копираните продажби от първия, без да дублира фискалния бон? Как двата различни софтуера ще следят уникалния брояч на продажбите във фискалния апарат без да се дублират номера на продажби? Възможно е и софтуерите да са повече от 2 в зависимост от различните дейности, които компанията извършва.  

На база приложимата нормативна уредба и в съответствие с публикуваните на официалната страница на НАП разяснения (www.nra.bg, рубрика „Полезно“, тема „Ново! Касови апарати, електронни търговци, СУПТО“),  в случай че в един търговски обект се ползва повече от един софтуер, притежаващ характеристиките на софтуер за управление на продажбите (СУПТО), то всички софтуери трябва да отговарят на изискванията съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г. и да са включени в публичния електронен списък на НАП. Не се допуска два СУПТО да работят с едно фискално устройство.

Въпрос №4

Във връзка с т.8 от Приложение № 29 към чл. 52а – „Софтуерът осигурява свързаност с ФУ по начин, позволяващ получаване в реално време на информация за статуса на ФУ. Софтуерът блокира операциите по откриване и приключване на продажба в случаите, когато статусът на ФУ не позволява издаване на ФБ. Когато в търговския обект има повече от едно работно място, софтуерът блокира операциите по откриване/приключване на продажби и подаване на команда към ФУ за генериране на Дневен отчет (Z-отчет) за конкретното работно място, за което са установени посочените обстоятелства“ – Фискалният бон е обвързан конкретно с плащането, а не със самата продажба, поради това би трябвало на работното място да се блокират само продажбите в брой. Потребителите би трябвало да имат възможност да издават продажби, които са по банка или с отложено плащане.

Отговор:

Обръщаме внимание, че в цитираното от Вас изискване в т. 8 от Приложение №29 не се прави разграничение между различните начини, по които може да бъде извършено плащане по продажба. Софтуер, притежаващ характеристиките на софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), за който производителят/разпространителят му е декларирал пълно съответствие с изискванията на Наредба №Н-18/2006 г., трябва да се „обръща“ към свързаното с него фискално устройство не само при приключване на продажба, но и при откриването на такава, вкл. да генерира уникален  номер на продажбата (УНП), без значение по какъв начин ще бъде платена тя впоследствие – по начин, изискващ издаване на фискален бон или по начин, който не изисква издаване на такъв.

Въпрос №5

Когато в софтуера за управление на продажби методите на плащане се въвеждат като номенклатура, която се настройва, тогава за всеки един метод на плащане и обект, създаден от потребителите, може да се настройва дали е „в брой“ или не.  

При приключване на продажба софтуерът проверява в нея дали избраният метод на плащане е от тип „в брой“ и заедно с продажбата прави плащане в брой и пуска ФБ.  Аналогично, когато правим плащания по стари документи, програмата прави проверка според настройките дали е от тип „в брой“ и пуска касов бон.    

Въпросът в този случай е, кой носи отговорност, ако клиентът е настроил всички методи на плащане да не са „в брой“, а ги разплаща като банкови, без да пуска касов бон? 

Отговор:

Издаването на фискален бон при посочване на начин на плащане, който изисква издаването на такъв съгласно чл. 118, ал. 1 от ЗДДС, не може да бъде предмет на настройка. Недопустимо е производител/разпространител на софтуер, който от една страна декларира пълно съответствие на софтуера с изискванията на Наредба №Н-18/2019г., а от друга – предоставя на клиентите си (търговците, ползватели на софтуера) възможности за настройки, чрез които да се заобикалят изискванията на Наредба №Н-18/2006 г. При подобна хипотеза има основание да се счете, че производителят/разпространителят е подал декларация с невярно съдържание, за което той носи административно-наказателна отговорност.

Въпрос №6

Налице е ситуация, при която един софтуер се използва като „софтуер за управление на продажбите“ в обектите на дадена фирма и задължително трябва да пуска касов бон при плащане в брой. В същото време се ползва от счетоводството на фирмата с отделна база, в която се прехвърлят направените от всички обекти продажби и трябва да се приключват без да се пуска повторно касов бон. Това означава ли, че производителят на софтуера трябва да поддържа паралелно два почти идентични софтуера, разликата в които е само задължителното издаване на касов бон? 

Отговор:

Не се допуска софтуер, деклариран като СУПТО,  да работи в режим „СУПТО“ в един търговски обект и в режим „не СУПТО“ – в друг търговски обект.

При посочените от Вас обстоятелства, в случай че счетоводството е физически отделен търговски обект, в него може да се ползва софтуер, който не отговаря на изискванията на Наредба №Н-18/2006 г. и за който не е декларирано съответствие с нормативните изисквания. Този софтуер трябва да  е с различно наименование и версия, отличаващи се от наименованието и версията на декларирания като СУПТО софтуер. Допълнително условие е между двата софтуера да няма свързаност, позволяваща въвеждане на информация за продажби в софтуера „не СУПТО“, някои от които да се заплащат в софтуер „СУПТО“.

Въпрос №7

Ако софтуерът на даден производител е изменен за всеки клиент и на много места промените са значителни, възможно ли е, вместо да се регистрира общо софтуерът, модификацията за всеки клиент да се регистрира като отделен продукт и да си води собствени версии? 

Наредба №Н-18/2006 г. не въвежда ограничения по отношение на описания във въпроса начин на регистрация на софтуер за управление на продажбите в търговски обект.

 

            VІІ. Фактическа обстановка и въпроси:

Въпрос №1

По т. 5 от Приложение № 29: Достатъчно ли е в софтуера да има проверка дали датата и часа на компютъра и фискалното устройство са еднакви? Каква е допустимата разлика, в случай че има такава? Трябва ли софтуерът задължително да я актуализира? Кое според Вас е „надежден източник на точно астрономическо време“?

Отговор:

От софтуера се изисква да осигурява точно астрономическо време, което означава, че при наличие на интернет-свързаност той трябва да се обръща към световно признат сайт за точно астрономическо време, с което да синхронизира своя часовник и часовниците на всички фискални устройства, които управлява. Наредба №Н-18/2006 г. не допуска наличие на разлика между времето на софтуера и времената на фискалните устройства, които софтуерът управлява.

Въпрос №2

Какво се разбира под понятието „работно място“ и какво е отношението му към работата с ФУ?

Този въпрос възниква, тъй като при нас лицензирането на софтуера е на база конкурентна работа с базата данни, т.е. работните места са динамични. В някои случаи нямаме фиксирани работни места с каси като в хипермаркет например. Това може да е офис/склад, в който има няколко компютъра (персонални или лаптопи), които работят в мрежа или през интернет и само едно фискално устройство, на което се издават/печатат фискални бонове, когато има задължение по закон за това.

Отговор:

В случай, че софтуерът не използва идентификатор на работно място за целите на идентифициране на мястото, от което  се въвежда информация за продажба и/или се приключва продажба, то не е необходимо въвеждането му специално за целите на наредбата. Достатъчно е да се използват уникални идентификатори на потребителите/операторите на софтуера.

Въпрос №3

Към т. 9 от Приложение 29 от Наредба №Н-18/2019 г.: УНП (уникален номер на продажба) е само за продажбите в брой или е необходимо да се генерира за всички продажби, т.е. и за тези, които са отложени по банка? Ако разгледаме случай, когато фактура за услуга се създава в Централния офис на дадена компания, където няма фискално устройство, то какъв УНП следва да се генерира, след като не е известен индивидуален № на ФУ (в т.9 от приложение № 29 е казано, че „При въвеждане на в софтуера на информация за продажба софтуерът генерира уникален номер на продажба (УНП)“)?  Реално погледнато, клиент може да плати в брой този документ в друг обект на компанията, където има фискално устройство и би следвало при извършването на плащане СУПТО да подаде към ФУ и УНП, по която се извършва плащането. В кой момент се генерира УНП? При стартиране на продажба, при запис или при приключване на продажбата? 

Отговор:

Софтуер, притежаващ характеристиките на софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), за който производителят/разпространителят му е декларирал пълно съответствие с изискванията на Наредба №Н-18/2006 г., трябва да се „обръща“ към свързано с него фискално устройство не само при приключване на продажба, но и при откриване на такава, вкл. да генерира уникален  номер на продажбата (УНП), без значение по какъв начин ще бъде платена тя впоследствие – по начин, изискващ издаване на фискален бон, или по начин, неизискващ издаването на такъв. Продажба, информация за която е въведена от работно място, свързано с определено фискално устройство (с УНП, съдържащ като 1-ви компонент индивидуалния номер на това фискално устройство), може да бъде платена, респективно да бъде издаден фискален бон от друго фискално устройство, на друго работно място и от друг оператор.

Въпрос №4

Към т. 12 от Приложение 29 от Наредба №Н-18/2019 г.: Какво означава „открита, но неприключена продажба“? Когато се стартира една продажба е възможно да не е ясен начина по който тя ще бъде платена.  Как се процедира в случаите, когато една продажба е възможно да бъде платена отложено и то част от сумата е в брой, а остатъкът –  по банка или обратното? Към настоящия момент повечето софтуери, обслужващи продажби в търговски обект, работят по следния начин: отваря се документ за продажба и стоките се избират от номенклатура; възможно е да бъдат променени количества, цени, да се извлекат конкретни ценови условия за съответния клиент и т.н.; след това се приключва продажбата и се печата фискален бон. Противоречи ли този начин на работа на Наредбата?

Отговор:

Съгласно т. 9 от Приложение №29 на Наредба №Н-18/2006 г. и определението за управление на продажбите, съдържащо се в §1, т.19 от Допълнителните Разпоредби (ДР) на Наредба №Н-18/2006 г., откриването на продажба е първото въвеждане в софтуера на информация за нея, което в редица случаи е моментът на въвеждане на заявка за предоставяне на стока/услуга. Приключването на продажба се свърза с предоставянето на стоката/услугата на клиента или с нейното заплащане. Наредба №Н-18/2006 г. не изисква в момента, в който в софтуера се въвежда информация за продажба и се генерира уникалният й номер (УНП), да е известен начинът, по който продажбата ще бъде заплатена. Няма ограничения и по отношение на броя и вида на плащанията по дадена продажба – те могат да бъдат повече от едно и от различен вид – в брой, чрез банков превод, с дебитна или кредитна карта и др. Всички промени, които могат да настъпят в хода на изпълнението на една продажба, вкл. и извършените плащания по нея, следва да бъдат отнасяни към УНП, генериран при първото въвеждане на информация за продажбата в софтуера.

Въпрос №5

В повечето от случаите СУПТО управлява фискалното устройство през драйвер (изпълним файл или библиотека), предоставен от производителя на фискални устройства. На няколко места в отговорите, поставени от други колеги, споменавате използването на протокол за комуникация на ниско ниво. Означава ли това, че не е разрешено управлението му чрез драйверите, разработени от производителите на ФУ? Оставаме с впечатлението, че се задължават разработчиците на СУПТО да пишат собствени драйвери за всеки един модел ФУ.

Отговор:

Съгласно т. 8 от Приложение №29 на Наредба №Н-18/2006 г. от софтуерите се изисква да осигуряват свързаност с фискалните устройства по начин, позволяващ получаване на реално време информация за статуса на фискалното устройство.

Въпрос №6

Към т. 20 от Приложение №29: От търговска гледна точка и за целите на маркетинга и продажбите, как се предполага, че трябва да подходим, т.е. как ако нямаме демо версия на софтуера бихме убедили клиента, че нашият продукт е най-подходящият за неговата дейност? В повечето случаи потенциалният клиент иска да получи достъп до демонстрационна версия с цел сам да тества възможностите на софтуера. Достатъчно ли е да има гриф „Демонстрационна версия“, който се отпечатва по диагонал на всички документи, които се създават през демо периода? Също така, ако е забранена опцията за печат на фискално устройство, т.е. тя не e лицензирана (разрешена) в демо версията?

Отговор:

Демонстрационна версия на софтуера би могла да се предлага с наименование и версия, различни от наименованието и версията, за които производителят на софтуер е декларирал съответствие с изискванията на Наредба №Н-18/2006 г. Този софтуер обаче не може да бъде използван в реална среда в търговския обект предвид изискването на     чл. 118, ал. 18 от Закона за данък върху добавената стойност.

Въпрос №7

По отношение на „Одиторския профил“ възникват няколко въпроса: Профилът (username и password) е създаден от нас и е еднакъв за всеки клиент или е индивидуален? Кой трябва да предостави данните за одиторския профил на проверяващия орган на НАП?

Отговор:

Съгласно т. 19 от Приложение №29 се изисква софтуерът да има вграден одиторски профил, като осигуряването на тази функционалност е ангажимент на производителя на софтуера. Негово решение е дали профилът ще бъде еднакъв за всички клиенти – потребители на софтуера, или не.  Съгласно чл. 52и, ал. 2 и ал. 3  от Наредба №Н-18/2006 г. при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, задълженото лице е длъжно незабавно да осигури достъп до конфигурирания в софтуера „одиторски профил“.

 

            VІІІ. Фактическа обстановка и въпроси:

Въпрос №1

Производител на софтуер за продажби, който няма възможност за връзка с касови апарати и фискални принтери, длъжен ли е да изпълни новите изисквания в Наредба Н-18 за софтуер за управление на продажби, както и да го декларира съгласно чл. 118, ал. 14  от ЗДДС? 

Производителите на софтуер за управление на продажбите в търговски обект са длъжни да надградят (адаптират) разработваните от тях софтуери с цел да бъдат съобразени всички изисквания съгласно Приложение №29 от Наредба №Н-18/2006 г.

Съгласно чл. 52б, ал. 1 от Наредба №Н-18/2006 г. всяко лице,  производител/разпространител на софтуер за управление на продажби в търговски обект, е длъжно да декларира в НАП обстоятелствата, посочени в чл. 118, ал. 14 от Закона за  данък върху добавената стойност (ЗДДС).

Въпрос №2

Ако производителят на такъв софтуер за продажби (без възможност за връзка с касови апарати) е длъжен да покрие новите изисквания и да декларира софтуера, но няма възможност да го направи, необходимо ли е да спре продажбите на този софтуер на територията на Република България, за да избегне нарушаване на наредбата и евентуални глоби?

Съгласно чл. 52з, ал. 3 лицата по чл. 118 ал. 18 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) могат да използват в търговски обект, в който се извършват продажби на стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон, само софтуер/и за управление на продажбите, отговарящ/и на посочените в Приложение №29 изисквания. Софтуерът/ите задължително управлява/т всички фискални устройства в този обект с изключение на софтуер по чл. 52а, ал. 2. Изключението по чл. 52а, ал. 2 се отнася за софтуери за управление на продажби, чрез които се управляват само продажби на стоки или услуги, заплащани напълно или частично от Националната здравноосигурителна каса и когато с тези софтуери не се управляват други продажби. Тези софтуери трябва да отговарят само на няколко от изискванията, посочени в Приложение №29 на Наредба №Н-18/2006 г.  В ЗДДС е предвидена санкция за лицата, използващи софтуер за управление на продажби, който не е включен в поддържания от НАП публичен електронен списък на софтуерите за управление на продажбите в търговски обект.

ІХ. Фактическа обстановка и въпроси:

Въпрос: Как точно трябва да изглежда софтуерът, с който НАП ще извършва контролната си дейност с конфигурирания „одиторски профил“ съгласно т. 19 от Приложение №29 към чл. 52а ?

Одиторският профил трябва да бъде вградена функционалност в софтуера за управление на продажбите (СУПТО). Конфигурираният одиторски профил трябва да  осигури достъп до информацията, посочена в т.19 от Приложение №29 на Наредба №Н-18/2006 г., а именно:

• Визуализация с възможност за филтриране и експорт на записаната информация за действията на потребителите (структуриран лог на действията) – съгласно т. 16 от Приложение №29;
• Визуализация и експорт на данни от базата данни в табличен вид при прилагане на филтри, посочени в т. 18 от Приложение №29. В т.18.1 – 18.9 са посочени наименованията и съдържанието на таблиците, които трябва да бъдат визуализирани.
• Достъп и визуализация на конфигурационните параметри на софтуера;
• Пълен достъп до справочната част, т.е. всички справки, които софтуерът осигурява;
• Достъп до създаваната чрез софтуера информация в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК.

Потребителско име и парола за одиторския профил следва да бъдат предоставяни от задълженото лице, потребител на софтуера, на органите по приходите при извършване на проверка в търговски обект.

Освен одиторския профил производителят на софтуера следва да разработи и предостави изпълним файл (отделен софтуер), чрез който да се достъпва и експортира информация директно от базата данни на СУПТО – съгласно чл. 52в, ал. 2, т. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. Изисква се и предоставяне на source-кода, от който е генериран изпълнимият файл.

 

Х. Фактическа обстановка и въпроси:

……….. АД е производител и търговец на едро на бира. Търговската дейност на дружеството е организирана чрез дистрибутиране посредством трети лица – Дистрибутори на едро, които заплащат стоките, които купуват от ………… 100{3609db0412b2f04f4f04eb70354099a0e75da5ceeada0f055dfbd8474d63d095} по банков път.

Единственият касов апарат, с който разполага дружеството, се намира в Пивоварния завод в гр. ……….. Оборотът от плащания в брой е съставен от плащания за закупване на пивоварна каша, най- често от физически лица и земеделски производители, която каша се използва за храна в животновъдството. За ……….. АД тя е суб-продукт, който е остатъчен в технологичния процес от производството на пиво, като приходите от продажба на тази каша съставляват едва 1,5{3609db0412b2f04f4f04eb70354099a0e75da5ceeada0f055dfbd8474d63d095} от общите приходи на дружеството за изминалата година. ………… АД използва ERP-система ………… за отчитане и управление на своята дейност, чрез която са свързани процесите посредством различни модули, от производство до осчетоводяване. Касовия апарат не е директно свързан с ERP- системата към момента.

Въпрос №1

1. Като имате предвид по-горното, ERP-системата, която използва дружеството, квалифицира ли се като ИАСУТД или остава извън обхвата на определението?

Отговор:

На база описаната в писмото Ви фактическа обстановка не може да се направи заключение, че използваната от използваната от „………“ АД ERP-система е интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД). За да бъде такава, тя трябва да отговаря на редица изисквания, подробно разписани в Глава осма от Наредба №Н-18/2006 г. и да бъде изпитана и одобрена в Български институт по метрология.

2. Може ли да се счете, че дружеството попада в хипотезата на регистрирано по ДДС лице, което не използва софтуер за управление на продажбите, съгласно новите изисквания на Наредба Н-18?

Отговор:

ERP-системата, с която управлявате продажбите, включително тези на пивоварна каша, заплащането на които изискват издаване на фискален бон (ФБ), попада в обхвата на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) , съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

Няма да бъдат нарушени разпоредбите на Наредба №Н-18/2006 г. ако продажбите на пивоварна каша се извършват в отделен търговски обект (например магазин), в който не функционира ERP-системата, а друг софтуер, отговарящ на всички изисквания съгласно Приложение №29 на Наредба №Н-18/2006 г. (СУПТО). В него следва да се въвежда информация за всички продажби, извършвани в търговския обект, независимо че част от тях могат да бъдат платени и по начин, неизискващ издаване на фискален бон.

Разгледайте още: софтуер и услуги

Прочетете още: Шестте ключови елемента на продуктивния и успешен екип