7 етапа на управление на риска на проекта

Този процес включва идентифициране, предвиждане, смекчаване, избягване и реагиране на потенциални рискове, които могат да възникнат по време на хода на проекта. Проектен риск е всичко, което не върви по план.

Струва си да се отбележи, че управлението на риска не е само предотвратяване, но и своевременно забелязване, че нещо противоречи на плановете, и изготвяне на стратегия за минимизиране на рисковете.

Рискове и проблеми

Бизнес проектите могат да бъдат както рискови, така и проблемни. 

Основната разлика между тези понятия е времето. Рискът е потенциално събитие, което може да възникне в бъдеще, когато вече е възникнал проблем.

Чрез ранен анализ на проект за потенциални рискове можете да предотвратите превръщането им в проблеми. За по-добра подготовка за проблеми, планът на проекта трябва да включва управление на риска. Като предвидите проблем предварително, можете да измислите план за действие и да реагирате по-бързо.

Ние изброяваме най-често срещаните видове рискове.

• Финансови: нарастващи разходи, бюджетни съкращения или ниски доходи.
• Външни: Законови промени, извънредни ситуации, метеорологични събития, проблеми с веригата за доставки и пазарни събития.
• Рискове за ефективността: Неправилни KPI, остарели изследвания, неконтролирано мащабиране на проекти, пропуснати крайни срокове или неефективност на служителите.
• Организационни: Задачи, които отнемат повече време от очакваното, изчакване на резултати, закъснения на доставчици и разсрочване.
• Оперативни: кадрови и технологични промени, както и преструктуриране на фирма.

Рискът е всичко, което не върви по план.

Склонни сме да свързваме думата „риск“ с нещо негативно. Но в този случай терминът има по-широко значение. С други думи, включва и събития, които могат да повлияят положително на проекта.

Примери за положителни рискове

Представете си, че можете да завършите проект по-рано, да похарчите по-малко от очакваното или да привлечете повече клиенти от очакваното.

На този етап може да възникне въпросът: „Ако положителният риск е от полза за бизнеса, защо трябва да се управлява?“

Всъщност положителната стратегия за управление на риска ви помага да се възползвате от неочаквани събития. Например, нова рекламна кампания се очаква да увеличи трафика към онлайн магазин с 20%. Но става вирусно и ръстът е 200%.

И въпреки че това е добър резултат, сайтът трябва да може да се справи с нарастването на трафика. Чрез положително управление на риска това може да се предвиди, за да се осигури добро потребителско изживяване дори когато има наплив от посетители.

Примери за отрицателни рискове

От друга страна, негативните рискове са непланирани събития, които имат разрушителен ефект върху проекта. Например пропускане на крайни срокове, надвишаване на бюджета или загуба на доставчик по средата на проект.

Управлението на отрицателния риск е насочено към избягване на подобни събития и ограничаване на последствията от рисковете, които се превръщат в проблеми.

Да приемем, че един от възможните рискове е загубата на доставчик. За да управлявате този риск, можете да си партнирате с множество доставчици от самото начало. Друга възможност е да имате под ръка заместник, в случай че доставчикът спре да работи или се натъкне на забавяне.

Как да планирате управление на риска на проекта в 7 стъпки

1. Идентифицирайте потенциалните рискове

Това трябва да се направи преди стартиране на проекта.

Райън Рентерия, треньор и основател на Stretch Five, обяснява, че на този етап екипът трябва „да си представи бъдещето, в което проектът се е провалил, и да предложи най-вероятните причини, поради които това се е случило“.

За да осигурите най-добри резултати, насърчавайте хората да изразяват притесненията си и да говорят честно.

Кристин Честър, основател и креативен директор на списание Marquet Media, препоръчва да се разгледа вътрешната динамика на един екип и да се помисли как неговите силни и слаби страни могат да повлияят на даден проект.

По-специално, струва си да се оцени въздействието на рисковете върху времето, бюджета, качеството на доставените продукти и крайните резултати.

2. Подгответе анализ на риска и планове за действие в извънредни ситуации

След мозъчната атака е време да оценим рисковете. Определете вероятността за възникване на всяко рисково събитие, очаквания размер на последствията и потенциален план за реакция.

Информацията за минали проекти може да помогне на екипа да предвиди вероятността от риск и неговото въздействие.

Не забравяйте, че това не изисква незабавен отговор. Изготвя се план за действие в случай на възникване на риска.

3. Оценете приоритетите на риска

На този етап анализът ще ви позволи да приоритизирате рисковете.

Въз основа на това ще бъде възможно да се реши колко ресурси да се насочат за реагиране на нежелано събитие.

Това ще ви помогне да приоритизирате, като погледнете голямата картина. Освен това ще стане ясно кои от рисковете изискват повече внимание и кои могат да бъдат примирени.

4. Споделете отговорността

Преди да започне проектът, струва си да разпределите отговорността. Всеки ще наблюдава своя риск, ще докладва проблеми на екипа и ще прилага план за реагиране, ако е необходимо.

Травис Линдемоен, управляващ директор на Nexus IT group, компания за човешки ресурси, препоръчва да се избере „човекът от екипа на проекта, който е най-добре подготвен да управлява и контролира този риск“.

Например, някой от екипа за разработка може да е в най-добра позиция да се справи с риска от производителност или честотна лента на сайта.

Възлагането на отговорност преди време ще намали вероятността от лошо проследяване на риска. Това също ще увеличи шансовете за успешен план за реакция.

5. Управлявайте риска и докладвайте за проследяване на проекта

Веднага след като проектът започне, отговорните лица трябва да следят рисковете, които са им възложени. Когато възникнат такива събития, те могат да уведомят останалата част от екипа.

Например, ако междинна цел е изпълнена твърде късно, лицето, отговорно за спазването на крайния срок, трябва да предупреди другите.

Отворената комуникация със заинтересованите страни (включително клиенти) ще помогне за управление на очакванията и ще избегне риска от недоразумения.

Карл Йенсен, консултант по управление и основател на Compare Banks, препоръчва на мениджърите на проекти „да използват редовни конферентни разговори с клиенти, за да вземат предвид обратната връзка, докато вървят, вместо да преработват работата по-късно“.

6. Отговаряйте на рисковете

Елиминирането на нежелани събития не винаги е възможно, дори ако отделите време за планиране. Ако възникне риск, трябва да се приложи подходящ план.

Отговорното лице трябва да съобщи подробностите за събитието на ключовите заинтересовани страни. След това трябва да действа според плана и да продължи да следи риска. В някои случаи способността за бърза реакция може да намали последствията от нежелано събитие.

7. Оценете своя план за управление на риска

След приключване на жизнения цикъл на проекта вие ще разполагате с много информация, за да разберете ефективността на плана за управление на риска.

Задайте си следните въпроси.

• Успяхме ли да предвидим всички рискове, които са настъпили?
• Колко точен беше нашият анализ на риска по отношение на вероятността и мащаба на последствията?
• Нашият мониторинг на риска позволи ли ни да избегнем или ограничим нежеланото събитие?
• Колко добре е изпълнен планът за реагиране?
• Помогнаха ли нашите планове за минимизиране на въздействието?
• Как трябва да подобрим процеса на управление на риска на проекта?

Голяма част от управлението на риска на проекта се основава на прогнози, предположения и субективен анализ. С други думи, зависи от несъвършените данни. Но можете да подобрите уменията си за управление на проекти, като погледнете назад, за да видите какво сте направили добре и къде има място за подобрение.