Кажете “Не!” на събранията в понеделник!

Понеделниците далеч не са най-любимите дни за служителите на пълно работно време. Но как бихме могли да ги направим малко по-поносими? Определено не като организираме събрания. Или по-лошо – събрания, на които се обсъждат бъдещи събрания! „Никакви срещи в понеделник“ е моя лична мантра и такава, която трябва да бъде приета от всички компании. Невинаги успявам да спазя този принцип, но ограничаването на срещите в първия работен ден след уикенда се отразява много положително на продуктивността ми през цялата седмица.

И все пак е трудно да се откажете от помощните събрания. Изниква проблем? Организирате събрание. Изглежда, че решаването на този проблем няма да отнеме повече от 3 минути? Пак организирате събрание. Имате нужда от свежи и страхотни идеи? Организирате събрание. Нека проведем среща, на която да обсъдим срещата преди срещата с клиента!

Това е най-често предприеманата стъпка и всички се пускаме по течението. В някои случаи събранията наистина могат да бъдат най-ефективното решение. И все пак не бива да прибягваме към тях за всяко нещо. Първо си задайте няколко въпроса, за да разберете дали настина е необходимо да провеждате среща и, ако ли отговорът е “Да” и денят е понеделник, отложете я за след ден-два. Сигурно и вие, и всички останали вече сте претоварени в началото на работната седмица.

Запитайте се дали сте обмислили ситуацията достатъчно задълбочено.

• Ако ли не, отделете време, в което да помислите стратегически сами за себе си.
• Ако сте го сторили, запитайте се дали е нужна външна намеса.
• Ако не, отделете време, в което сами да свършите работата.
• Ако е необходима външна намеса, запитайте се дали е нужно да провеждате разговор в реално време.
• Ако не, пратете имейл или друго текстово съобщение (всички ще ви благодарят).
• Ако да, запитайте се дали е необходимо да се срещате с колегите си лично.
• Ако не, обмислете варианта да проведете видеоразговор.
• Ако да, може би наистина е добра идея да проведете събрание.

С други думи, спрете да досаждате на хората, ако ситуацията наистина не го изисква.

Схемата е проста. Ами ако не можете да отговорите на въпросите с простичко „да“ или „не“? Идеята внимателно да обмислите даден въпрос може да бъде субективна. При липса на яснота е доста изкушаващо да свикате събрание, на което другите да мислят вместо вас. Този вариант обаче не е от полза на никого. Трябва да се стегнете и да започнете да нахвърляте идеи. Времето за стратегическо мислене може да ви помогне да прецените проекта, статуса и целите и да съставите план.

Дори да знаете какво трябва да се случи, това не е времето да организирате събрание, защото не ви е необходима външна намеса, за да прогресирате. Отделете малко време за пренаписване на списъка със задачи. Ако след това все още имате нужда от отговори или помощ, срещата изглежда като логичен вариант.

Ако се наложи да свикате събрание, направете го кратко. Аз съм голям почитател на 15-минутните срещи. Използвам инструмент за продуктивност, наречен Calendly, който ми позволява да свързвам календарите си, за да провеждам събрания. Имам 15-минутен вариант, 30-минутен вариант, и най-неприятния за мен – 60-минутния. Друга алтернатива на пазара е GigaBook. Използвал съм и TimeTrade, и X.AI.

Според проучване на Toggl, създател на инструменти за продуктивност за служители, септември е най-подходящото време да помислите как да сте по-продуктивни. След неудовлетворяващия летен период все повече хора се обръщат към Google в търсене на съвети за продуктивност, експерименти и инструменти. Орязването на срещите в началото на седмицата може да е добър стимул.

Използвайте технологиите на пазара. Често не се налага да водите разговор в реално време. Имейлите, онлайн чатовете, видеоразговорите и дори текстовите съобщения също вършат работа. А може би споделянето на документи в Google Docs може да реши проблема ви? Изпращането на файлове по електронната поща, където всички могат да ги видят в свободното си време, обикновено е по-удобно и ефективно.

И най-накрая, ако срещата е неизбежна, уверете се, че сте я планирали внимателно. Времето е ценно, затова ценете своето и чуждото.

Травис Райт, главен маркетингов технолог в CCP Global, за Inc.com

Източник: manager.bg