„Когато трябва да трансформирате не процесите, а себе си“: как да не станете лидер, който забавя прогреса

1. Не бъдете микромениджър

Детайлният контрол на всяка стъпка убива инициативата отдолу и прави невъзможно използването на нови подходи, когато самите изпълнители дават предложения.

При микроуправление новите идеи ще се раждат по-рядко и като цяло атмосферата, когато иновациите или идеите за иновации идват отдолу нагоре, ще бъде нарушена.

2. Не играйте на сигурно

Трябва да се разбере, че всяка промяна е свързана с определени рискове. Друго нещо е, че този риск трябва да се контролира, така че да не засяга критични процеси или области.

Следователно, ако компанията има презастраховател, тогава промените най-вероятно няма да бъдат приложени – просто защото има страх от негативни последици, дори и да са незначителни.

Опитите „да не се нарушава това, което работи“ не позволяват да се оцени ефективността на процесите. Ако човекът вътре заеме позицията, че всичко е наред, тогава няма да има промени. 

4. Не бъдете перфекционисти

Това е важно, защото много от промените са свързани с тестване на хипотези. Когато се тестват нови продукти, подходи и процеси, неравностите са неизбежни. Няма смисъл да се изпипва всичко до идеала преди внедряването, като се променя много – достатъчно прозрения, корекции и проблеми ще станат ясни едва след като промяната започне да взаимодейства с реалния живот.

Какво ще помогне на лидера да изведе бизнеса на нови нива 

Използване на основите на управлението на промените 

Според проучване на WalkMe по-малко от половината организации целенасочено прилагат система за управление на промените, въпреки значително по-високата производителност, която този инструмент показва. 

Липсата на развитие води до изоставане от пазара и конкурентите и е един от признаците за деградация на системата. В същото време едно желание за въвеждане на промени може да не е достатъчно, тъй като това е доста сложен и болезнен процес.

По време на фазата на изпълнение ние:

1. Изготвяме вътрешен план, формулираме цели и задачи.
2. Ние убеждаваме свързаните отдели във важността и необходимостта от проекта.

Опитът ни показва, че на този етап е важно да получим подкрепа в други отдели, предимно от лидери на мнение, които имат тежест и авторитет. Ако видят смисъла от промените и всички предимства на внедряването, в бъдеще ще могат да съдействат за популяризирането на проекта.

Насърчаване на инициативността на служителите и изграждане на специална корпоративна култура

Повече от 90% от анкетираните ръководители смятат, че основните предизвикателства пред управлението на промяната са свързани с културата, хората и процесите. Много инициативи за оптимизация и ефективност идват отдолу нагоре от служителите.

И за да се появят такива инициативи наистина, лидерът трябва да създаде безопасна среда, в която служителите:

• не се страхуват да предлагат промени,
• виж смисъла в него
• усещат своя принос за развитието на компанията. 

Способността на лидера да бъде визионер

Стилът на лидерство на далновидния лидер е способността да вижда голямата картина и да разбира накъде върви бизнесът – и да не се съпротивлява на промяната.

Разбрахме, че всички решения в близко бъдеще ще се вземат въз основа на голямо количество данни:

1. започна да инвестира в тази област,
2. наети хора със специфични умения за програмиране и математически опит,
3. много време беше инвестирано в различни анализи.

Въвеждането и практическото използване на този метод се превърна в органичен и естествен процес за нас. И когато притежаването на такива инструменти стана критично за поддържане на конкурентно предимство, ние вече бяхме готови за това и имахме достатъчно опит.

Какво може да приложи един лидер точно сега

Изградете система за вземане на решения (подход, управляван от данни)

Data-Driven е подход за управление, управляван от данни. Тъй като всеки бизнес процес е свързан с вземане на решения, ключът е на каква информация се основават тези решения.

Data-Driven ви позволява да избегнете субективни оценки и да вземете решение въз основа на обективен анализ. Съответно въвеждането на такъв подход помага на хората да събират максимално пълна и достоверна информация. 

Анализът на големи данни позволява :

1. подобряване на процесите на вземане на стратегически решения с 69%,
2. контрол на оперативните процеси с 54%,
3. разбиране на клиента с 52%,
4. и намаляване на разходите с 47%.

А организациите, които са успели да определят количествено печалбите си от анализ на данни, отчитат средно 8% увеличение на приходите и 10% намаление на разходите .

Отстранявахме грешки в системата, управлявана от данни, в нашия вътрешен геоаналитичен проект за изграждане на нови местоположения. Преди това решенията се вземаха въз основа на успеха на подобни ресторанти и минали отваряния, но не беше възможно да се вземе предвид пълният набор от фактори, включително геоаналитични.

Сега вземаме решения за откриване на нови обекти въз основа на повече от 30 параметъра. Ние разглеждаме както естествените индикатори на самите геоданни, така и техните корелации и връзки.

И сега, когато е предложена нова локация, системата може да прогнозира потенциалните приходи на ресторанта с висока степен на точност, което значително намалява рисковете при вземане на инвестиционни решения. 

Да се ​​повиши ефективността и качеството на получаване на информация, въз основа на която се вземат решения

Това може да се постигне чрез въвеждане на инструменти за дигитализация и автоматизация.

Например, ние преустроихме архитектурата за отчитане на управлението и я прехвърлихме в корпоративното хранилище на данни на DWH. Така успяхме да увеличим ефективността на получаване на отчети за управление от веднъж месечно на веднъж седмично , което оказа значително влияние върху скоростта на вземане на решения.

Направете карта на ключови процеси, след което я анализирайте по отношение на уместността и ефективността

Визуалното показване на всички етапи ще ви помогне да разберете как трябва да функционира процесът от началото до края. Този анализ на данните ще помогне да се определи:

• как структурата на текущите процеси съответства на целите на компанията,
• колко логично, ефективно,
• дали в него има елементи, които не носят съществена стойност за организацията.

Съставихме списък с всички ключови бизнес процеси и ги дигитализирахме, изградихме големи блок-схеми, в които се виждат всички основни елементи на процеса. Сега виждаме голямата картина и можем да анализираме ефективността:

1. колко натоварен е процесът
2. колко е тежък
3. дали има двойни или високи рискове. 

Насърчавайте отклонението от рутинните процеси

Всички ръчни процеси увеличават риска от грешки, което води до необходимостта от допълнителни процеси и процедури за контрол на качеството на работа. 

За да избегнем рутинни процеси, ние активно внедряваме системи за роботизация , като ги използваме за различни съпоставки между системи и отчети. Използваме ги и за някои прости процеси в рамките на счетоводството, касата и управленското счетоводство. 

Как да прилагаме подходи

1. Трябва да вярвате в самата идея, която реализирате. Иначе никой няма да повярва в това.
2. След това намерете съмишленици, агенти на промяната и тези, които са готови да придвижат идеята ви заедно и да работят заедно, за да осъществите промяната. Това може да е екип от съседни отдели или свързани отдели. 
3. Бъдете последователни, системни и не се опитвайте да въвеждате промяна чрез емоционална реторика. Много е важно да можете да предадете какво не е наред сега, какви действия ще доведат до какво. Когато хората видят такъв лидер, е възможно да се избегне преходът на дискусията в неконструктивна. 
4. Изслушвайте хората и бъдете готови да промените позицията си. Служителите ще видят, че комуникационният канал наистина работи и в двете посоки и ще станат по-възприемчиви към това, което лидерът има да каже.
5. Необходимо е процесите да се променят прозрачно – това ще помогне да се настроим на същата вълна и да се приведем в съответствие с целите на промяната: какво искаме да получим, чия помощ е необходима и защо го правим.