Служител има проблеми с управлението на времето. Как да му помогна?

Ако управлявате този човек от дълго време, вероятно проблемът предизвиква широк спектър от емоции, вариращи от леко раздразнение до откровен гняв. Чувствата на мениджъра варират в зависимост от различни фактори – цената на грешката, личните качества, очакванията и нивата на стрес.

Можете да научите ефективно управление или да надградите уменията си, като изберете курс от каталога на курсовете за управление .

Преди да дадете обратна връзка, оценете собствените си емоции. Запишете всичко, което мислите или чувствате по свободен начин. Това упражнение ще ви позволи да оцените вътрешното си състояние, преди да споделите мислите си с колега.

Анализирайте чувствата си сами или с някой, на когото имате доверие. Бъдете честни за това какво ви разстройва. Липса на контрол ли е? Страх? Срам? Стрес?

Това ще помогне да се освободите от негативните емоции и да не общувате с подчинения твърде грубо – това ще причини повече вреда, отколкото полза.

Оценете ролята си

Възможно е служителят наистина зле да управлява времето си. Но може би и вие имате проблеми с управлението на времето и това се отразява на вашите подчинени.

Ако подадете задачи в последния момент, не давате ясни указания, отказвате да зададете приоритети, нямате система за контрол или забравите да дадете обратна връзка, тогава вашите действия може да играят роля в ситуацията.

Ако очаквате служителите да бъдат постоянно на разположение чрез имейл, чат или други канали и те не могат да поставят граници, за да се съсредоточат върху работата си, вие сте отчасти отговорни за проблемите, с които се сблъскват.

Идентифицирайте тези проблеми, преди да дадете обратна връзка, за да видите къде бихте могли да подобрите.

Определете какво причинява стрес

Експертът по управление на времето Елизабет Грейс казва, че някога е била изправена пред голямо предизвикателство от външен изпълнител. Трябваше да бъде завършен голям проект, който беше сериозно отложен. Мислейки за това, тя осъзна, че в рамките на голям проект има само няколко отделни, най-важни задачи. След като приключиха, тя стана много по-малко притеснена.

Като идентифицира най-важните нужди, тя успя да се отпусне и да разбере кои задачи трябва да бъдат изпълнени възможно най-бързо.

Отделете време, за да разберете какво ви причинява проблеми със закъсненията. Не сте ли готови за важни срещи или презентации? Изпитвате ли стрес, когато ви помолят да проверите нещо в последния момент? Закъсненията струват ли ви време или пари? Притеснявате ли се, че не сте информирани за състоянието на работата? След като намерите отговорите, ще ви бъде по-лесно да предоставите обратна връзка.

Артикулирайте вашите нужди

След като разберете какво точно причинява вашето безпокойство, спокойно обяснете от какво се нуждаете, кога и защо. Можете също да попитате служителя как можете да му помогнете да успее.

Разбира се, изкушаващо е да опишете подробно на подчинения какви проблеми ви създава. Твърдият подход обаче има тенденция да има обратен ефект. Служителят или ще затвори, или ще започне да ви атакува. Затова поемете дълбоко въздух и се опитайте да запомните, че този човек вероятно има добри намерения, но изпитва трудности.

Осигурете помощ

Понякога е достатъчно ясно да кажете какво трябва, за да подобрите ситуацията. В други случаи ще са необходими повече усилия.

Следните стъпки ще осигурят необходимата помощ:

• да дадете приоритет на съвместната работа
• търси посока, която да поеме
• обсъдете подробностите
• поставяйте междинни цели,
• свършите малко работа заедно
• включване на подчинен в група с колеги,
• искайте ежедневен отчет за това какво е било планирано и какво е направено,
• организирайте ситуацията така, че подчинения да остане мотивиран.

Оценете неговия прогрес

Когато започнете да виждате движение в правилната посока, покажете признателност за всяка стъпка напред. Не се страхувайте, че прибързаната обратна връзка преди края на работата ще накара служителите да се отпуснат. Но обикновено е вярно обратното. Положителната обратна връзка помага за изграждане на увереност, положителна нагласа и мотивация на подчинения, както и да го тласкат към по-добри резултати.

Той вероятно разбира, че управлението на времето е лошо за него и може да се тревожи за това повече от вас. Не бива да го нападаш. Допълнителните отрицателни емоции обикновено само увеличават забавянето. Не забравяйте, че сте в един отбор.

Потърсете външна подкрепа

Понякога сме твърде потопени в дадена ситуация и не можем да я погледнем обективно. Друг вариант е служителят да не може да каже честно какво се случва в действителност. Може би той е разсеян от телефона или домашните проблеми.

В такива ситуации може да бъде полезно да свържете вашия служител с външни ресурси като обучение за управление на времето, вътрешен коуч или външен треньор, за да помогнете за развитието на правилните умения и справяне с проблема. Най-ефективна ще бъде помощта на някой, който вече е помогнал на другите да се справят с тази ситуация или е емоционално откъснат от нея.

Мениджърът не може да принуди служител да управлява времето по-добре. В същото време неговите действия и комуникация са от голямо значение: в много отношения те ще определят дали служителят може да преодолее трудностите и да увеличи производителността.