Холакрацията в действие. Инструкции стъпка по стъпка как да постигнете резултати без вертикална йерархия

Холакрацията е метод за управление на компанията, който децентрализира властта и осигурява гъвкаво самоуправление. Това не е като класическа йерархична пирамида, когато на върха има висше ръководство с максимални правомощия, а на дъното има обикновени служители, които просто следват инструкциите на мениджърите.

Идеята на холакрацията е, че всеки човек в компанията отговаря за собствения си набор от задачи в рамките на поставената цел, взема решения самостоятелно и в същото време носи пълна отговорност за тях.

В същото време мениджърите могат да се справят със стратегически въпроси, без да се спускат на тактическо ниво. И служителите получават място за творчество, инициатива и опит на здравословна автономност.

Принципите на Холакрацията са известни отдавна, но първият човек, който систематично ги прилага на практика, е Брайън Робъртсън, визионерът на метода и автор на Конституцията на Холакрацията. В него Робъртсън очертава всички принципи, на които се основава методът.

Сега е в сила петата (5.0) версия на Конституцията, която се състои от пет големи члена. Според самия автор структурата на документа е доста гъвкава, така че може да се адаптира към нуждите на различни организации.

Фирмена структура в холакрацията

Ако класическата йерархична структура предполага йерархия на властта и позициите, то при холакрацията говорим за йерархия на целите. Вместо титли, служителите имат специфични роли, които отразяват знанията, уменията и компетенциите за изпълнение на конкретни задачи. 

Ролята е най-малката единица от модела, предложен от Робъртсън. И отгоре надолу, като се вземе предвид йерархията на целите, изглежда така:

• Опорен кръг
  Това е кръг, който обхваща всички участници в компанията и всички процеси. В йерархична система това е частта от организацията, която се представлява от борда на директорите. Холакрацията предполага, че представители на водещия кръг определят стратегията за развитие, но не се намесват в работата на отделните служители, освен ако не нарушават правилата.
• Кръгът на организацията
  Обединява всички служители, всички области и процеси на компанията. Представителите на този кръг създават условия компанията да върви към целта, за която е създадена.
• Супер кръгове
  Това са най-големите образувания в кръга на организацията. Те често съвпадат с отделите на компанията: развитие, продажби, маркетинг, обслужване на клиенти и др.
• Кръгове от по-ниско ниво, подкръгове
  Това са посоки в посоките, тоест по-малки тематични асоциации. Една и съща клиентска услуга може да обедини екип от юристи, които изготвят договори, служба за поддръжка за решаване на технически проблеми, контактен център за консултации и др. За всяка малка област се създава свой кръг.
• Роли
  Това са конкретни служители, които решават възложени задачи. Освен това едно и също лице може да изпълнява няколко роли в различни подкръгове и кръгове. Ако в йерархията специалистът е ограничен по длъжност, то в холакрацията неговите компетенции са важни.

Тази система от кръгове и роли ви позволява да се отдалечите от класическата йерархична пирамида и да преминете към хоризонтално управление. Висшето ръководство определя само стратегията, а нейното изпълнение е задача на изпълнители, които имат съответните умения, знания и опит.

Най-важният принцип на холакрацията е пълната отговорност на служителите в контекста на ролите, които поемат.

Но за да осъзнаете това, трябва сто процента доверие, тоест автономността на всяка роля. Това означава, че собственик на бизнес или професионалист, който излезе извън кръга, не може да отмени или оспори решенията на отговорния служител.

Ролите и кръговете не могат да бъдат 100% автономни и все пак да работят за една глобална цел на компанията. Ето защо е важно да се осигури тяхното взаимодействие помежду си в системата. За целта се въвеждат четири роли със специални правомощия:

• Водеща връзка. Това е човекът от външния кръг, който се превръща в източник на информация за вътрешния кръг и също така проследява напредъка към постигане на целите.
• Линк за представител. Ролята на връзката за представител е точно обратната на това, което прави връзката за водещи. Това е служител, който е избран от кръга и който представлява екипа в кръг от по-високо ниво. Той събира цялата необходима информация, включително предложения, въпроси или желания, и след това я предава навън.
• секретар. Извършва стандартна секретарска работа: събира и структурира информация, осигурява планиране и организиране на срещи. При достатъчно хора в екипа се назначава отделен секретар. Ако в кръга има малко служители, неговите задачи се разпределят между участниците.
• Посредник. Това е човекът, който следи за прилагането на конституцията на холакрацията.

Плюсове и минуси на технологията

Какво е хубавото на холакрацията:

• Гъвкавост и бързина на вземане на решения

Всеки служител взема свои собствени решения и носи отговорност за тях. Един мениджър не трябва да се потапя в десетки тактически процеси, за да постигне резултати.

• Повече креативност и инициативност

Служителите могат да експериментират, да търсят нови инструменти и да ги прилагат на практика без дълги одобрения. Например търговците виждат, че техният собствен подкаст може да доведе до резултати. Те стартират проект и не чакат да бъде одобрен от мениджъри, които нямат представа дали това трябва да се направи.

• Повишена ангажираност на служителите, нарастваща мотивация

Служителите са лидери в своята област. Разбират, че трябва да търсят нестандартни подходи и да учат нещо ново, за да постигнат резултати.

• Висококачествена комуникация между служители, екипи и отдели

Когато няма шефове и подчинени и мнението на всеки има значение, участниците по-ефективно се споразумяват по всеки въпрос. Спорните ситуации могат да бъдат разрешени въз основа на Конституцията.

• Кратък път от идеята до нейната реализация

Отказът от бюрокрацията помага да се гарантира, че всички процеси в организацията протичат по-бързо. Това прави компанията по-конкурентоспособна, тъй като бързо внедрява нестандартни решения и реагира на външни промени.

---

Кое е лошото:

• Много усилия и време за реорганизиране на процесите

За да постигнете желаните резултати, цялата работа ще трябва да бъде изградена почти от нулата. Служителите, които никога не са вземали решения сами и само са чакали заповеди отгоре, често не знаят как да работят по различен начин.

• Резултатът не винаги е предвидим

Всеки служител взема свои собствени решения. Това е фактор, който ръководителите на компании не винаги могат да контролират.

• Проблеми с мотивацията за тези служители, които са фокусирани върху кариерното израстване

Хоризонталното управление не е интересно за всички. Има хора, които целенасочено идват в компаниите, за да растат на позиции и да получават все повече власт. Такива членове на екипа често саботират принципите на Холакрацията.

• Рискът от грешка е по-голям, отколкото при надзор от мениджър

Ако служителят вземе тактическо решение и не пресметне рисковете, по-трудно е да се предотвратят неуспешни стъпки.

Опитът да се въведе холакрация в компания, която вече има големи проблеми с бизнес процесите и вземането на решения, е много опасна стъпка. Този метод не само няма да помогне, но и ще влоши ситуацията.

За кого е подходяща холакрацията и за кого не?

Принципите на холакрацията не са подходящи за всички компании. Работи добре в организации, където вече са изпълнени определени условия:

• минимално количество рутина в работните процеси;
• насърчаване на инициативността и творческите решения;
• работа по проекти, която включва бързо превключване между задачи;
• ниско текучество на персонала;
• формирана традиция за вземане на самостоятелни решения;
• високо ниво на самоорганизация на служителите;
• прозрачност на процесите за всички членове на екипа.

Turquoise компаниите, работещи в IT, маркетинга и други гъвкави области, са изградени на принципите на холакрацията.

В същото време Holacracy не е подходящ за компании, в които:

• много рутинни задачи;
• всяка задача се решава стриктно в съответствие с правилата, така че експериментите са неприемливи;
• инициативата на служителите е не само нежелателна, но и опасна;
• Има голямо текучество на персонала.

Производството, търговията на дребно и логистиката са примери за области, в които е малко вероятно бизнесът да успее да приложи принципите на холакрацията. Също така е невъзможно, когато компанията е изградена върху мощна лична марка, тоест всички процеси по някакъв начин са обвързани с личността на собственика.

Как да изоставим вертикалната йерархия и да поемем по пътя на холакрацията

Стъпка 1: Определете дали имате нужда от Холакрация

Прочетете Конституцията на Холакрацията и се уверете, че методът, неговите принципи и правила ви подхождат. Ако е така, подпишете документа.

Конституцията може да бъде приета от борда на директорите, главния изпълнителен директор или ръководителя на подразделението, в което се въвежда холакрацията, ако това не засяга цялата компания. Веднага след като мениджърът подпише документа, работата на организацията се подчинява на Конституцията – всички служители стриктно спазват нейните правила.

Преди да подпишете документа, трябва ясно да определите стратегическата цел на компанията и нейния основен, котвен кръг, тоест съвета на директорите. Целта се отнася до приоритетна област на дейност – например да станете номер 1 във вашата индустрия според потребителите или да заемете 20% от пазара в рамките на 3 години.

Стъпка 2: Провеждане на обща среща със служителите

Кажете на служителите за предстоящите иновации, предайте им стойността на новия формат на управление и неговите предимства. Според нашия опит това помага на екипа да приеме спокойно промяната. Но общото събрание е полезно и за мениджърите. Показва кои служители се интересуват от промени и кой ще саботира процеса.

Може би част от персонала ще иска да напусне компанията – като правило това е не повече от 10%. Бъдете готови за това, че ще трябва да се сменят отделни специалисти и това е напълно нормален процес.

Стъпка 3: Назначете екипи за създаване на публично достъпна база данни с разпоредби и документи

Това е необходимо за по-отворено взаимодействие между кръговете. База данни, която съхранява управленска и оперативна информация, значително опростява работата на екипа.

Служителите получават необходимата им информация по всяко време и също така виждат какво се случва в други кръгове. Това им помага да планират работата си по-ефективно, което е особено важно по време на преходни периоди или когато работят по големи проекти.

В идеалния случай всичко ще бъде организирано като Wikipedia, с възможност за бързо намиране на необходимата ви информация чрез връзка.

Стъпка 4: Определете организационната структура

За да създадете основната структура на организацията, на първия етап можете да следвате прост път: задайте кръгове на онези отдели и области, които вече съществуват в компанията. Същото важи и за ролите. Тъй като системата се трансформира, с течение на времето самите отбори ще доведат кръговете до окончателния вид.

Началният набор от кръгове присвоява водеща връзка към външния кръг. Той също така определя водещите връзки на вътрешните кръгове – и така нататък по веригата.

Да приемем, че имате отдел продажби във вашата компания. Подлежи на ROPs и е разделен на няколко екипа, които отговарят за студени обаждания, входящи заявки, поддръжка на клиенти, документи и т.н. Нека сравним как ще изглежда при йерархична система и холакрация.

Стъпка 5: Провеждане на първоначални срещи на ръководството и избори

Първите срещи се инициират от водещи връзки. На тези срещи кръговете избират връзки с представители, фасилитатори и секретари. Както при другите процеси, принципите и правилата на изборите са описани подробно в Конституцията на Холакрацията.

На първия и следващите етапи обърнете достатъчно внимание на обратната връзка. Това ще ви даде представа колко добре участниците в кръга са разбрали принципите на холакрацията. В някои случаи е необходимо допълнително обучение или по-подробно обяснение на процесите.

Стъпка 6: Планирайте редовни срещи – управленски и тактически

Когато принципите на холакрацията вече са пуснали корени в компанията, тактическите срещи се провеждат веднъж на една или две седмици, а срещите на ръководството – веднъж на две седмици или месец. Но преди това можете да ги правите по-често. Секретарите свикват такива срещи. По време на тези срещи кръговете обсъждат всички ключови въпроси и вземат решения, свързани с проекти и роли.

Тактическите срещи са необходими за синхронизиране на задачи, планиране, мозъчна атака и обсъждане на идеи. Те включват целия кръг или специалисти, които са пряко ангажирани със задачата. Срещите на ръководството се провеждат, ако е необходимо да се изберат нови представители на кръга и да се решат организационни въпроси. По правило в тях участва целият кръг.

Стъпка 7: Задайте водещи връзки за налагане на правилата за холакрация

Ако служител наруши принципите на холакрацията, ограничи екипа, затвори резултатите от работата си и отмени инициативи, новият метод няма да пусне корени. Една от задачите на водещата връзка е да открива такива проблеми и да ги разрешава.

Според нашия опит в 90% от случаите е достатъчно да проведем откровен разговор със служителя, който саботира правилата, и да му помогнем с адаптацията. В случаите, когато това не работи, е по-добре да се сбогувате с нарушителите. Такива хора подкопават мотивацията на целия екип, така че ефективността на холакрацията рязко пада.

Стъпка 8. Съберете обратна връзка от служителите и анализирайте резултатите

Обратната връзка е необходима, за да се разбере как се чувстват служителите в нови роли. Това е важно, защото представянето на екипа през първите 2-3 месеца може да остане на същото ниво или дори да спадне с 8-10% – това е съвсем нормално за преходния етап.

Но след това, когато служителите свикнат с нови роли и се отворят, ефективността на екипа в рамките на една година се увеличава със 70-80% спрямо предишната управленска структура. Това означава, че всичко е направено правилно и холакрацията е пуснала корени в компанията.

Какво е важно да запомните

• Уверете се, че процесите във вашата компания са изградени правилно и че служителите имат опит във вземането на решения и разбират как работи самоуправлението. Ако има пропуски, коригирайте ги, преди да преминете към нов работен формат.
• Ако изпитвате затруднения при преминаване към Holacracy, свържете се с консултанти с богат опит. Вземете обучение.
• Уверете се, че всеки на ръководни позиции е готов да се откаже от властта си в компанията. Ако това не се случи на някакво ниво, новата хоризонтална система няма да пусне корени.
• Не забравяйте, че не можете да се намесвате в работата на кръговете – това гарантира автоматично връщане към старата система. 
• Ако процесът на преход не върви по план, върнете се към обичайната йерархия и анализирайте подробно какво се е объркало. Натрупаният опит ще подчертае слабостите на компанията, които трябва да бъдат засилени.