Наредба Н-18 — изисквания към търговците и софтуера за управление на продажби

На тази страница сме събрали обща информация, въпроси и отговори за Наредба Н-18 — нормативните изисквания към търговците, фискалните устройства и софтуера за управление на продажбите в търговски обекти.

 

Наредба Н18 - въпроси и отговори

Промените по Наредба Н-18, които нашумяха изключително много през последните месеци засягат всички фирми, опериращи на територията на България, които приемат плащане в брой и използват касови апарати, софтуер за управление на продажбите и интегрирани автоматизирани системи за продажба. Става въпрос за около 440 000 регистрирани фискални устройства, като половината от тях вероятно ще трябва да се подменят, а на останалите да бъде актуализиран софтуерът, за да отговарят на новите изисквания. Целта на наредбата е да ограничи сивия сектор, защото сега фискът губи около 330 млн. лв годишно от укриване на обороти според данъчните.

Вижте въпроси, отговори и казузи, свързани с Наредба-Н18

Новата Наредба Н18 за регистриране и отчитане на продажби

Отнася се за вашата организация, ако сте търговец, който е:

1. Регистриран по ЗДДС.

2. Разполагате с офис или търговски обект, в който използвате складов софтуер или ERP, чрез който обработвате продажби за стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Не се отнася за вашата организация, ако сте търговец, който е:

1. Регистриран по ЗДДС.

2. Разполагате с офис или търговски обект, в който използвате складов софтуер или ERP, чрез който обработвате продажби за стоки и услуги, за които НЕ е налице задължение за издаване на фискален бон (плащания само по банков път).

Всички търговци, които обработват продажби и получават плащания само по банков път не попадат в обхвата на Наредба Н-18.

Според новите изменения, данните за всяка покупка в брой/чек/ваучер/карта следва да се изпраща до 5 минути към сървърите на НАП. На всяка касова бележка ще има и QR код с който клиентът ще може да се провери дали покупката му е отчетена в Приходната агенция (и да подаде сигнал, ако това не се е случило) По този начин данъчните очакват да се засили гражданския контрол и да се подобри финансовата дисциплина при търговците за отчитане на реализираните обороти.

Новата Наредба Н18 за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства е публикувана на сайта на Държавен вестник

Забранява се издаването на служебни бонове, освен изрично посочените в НАРЕДБА Н18.
Всички касови апарати трябва да отговарят на новите изисквания и затова е необходимо да се подменят/или обновят според посочените срокове: 31 март 2019 за фирмите, регистрирани по ДДС и 30 юни 2019 за нерегистрираните. (Ако вашето фискално устройство не е в списъка на одобрените за преработка касови апарати, то ще трябва да закупите ново)
Във връзка с последните изменения и допълнения на наредбата са актуализирани и всички образци на различните видове бонове.

Новост в НАРЕДБА Н-18 е въвеждане на изисквания към софтуерите за управление на продажби и към производителите на такъв търговски софтуер с цел повишаване на фискалната дисциплина, спазване на данъчно-осигурителното законодателство от производители/разпространители/потребители  и всички лица, извършващи търговска дейност.

Нормативните изисквания поставят задача пред производителите на търговски софтуер да направят необходимите промени в своите продукти, така че да предотвратят възможността да се укриват обороти от продажби чрез манипулация или изтриване на данни.
Основно изискване става всяка продажба да се приключва с подаване на команда към фискалното устройство за отпечаване на фискален бон и да няма възможност за отпечатване на имитиращи документи.

Всеки производител/разпространител на търговски софтуер е длъжен да декларира пред НАП, че произвеждания от него софтуер отговаря на изискванията на НАРЕДБА Н18, ако желае да бъде включен в публичния списък с лицензирани софтуери.
Съгласно новите изисквания търговците се задължават да използват в своите обекти само софтуери, за които е декларирано съответствие с НАРЕДБА Н18. От потребителите на търговски софтуер се изисква още да подават Декларация по електронен път за използвания в обекта софтуер (при проверка сканирано копие на Договор и фактура за закупуването му), да съхраняват надлежно всички данни и да осигуряват достъп до всички устройства при поискване на органите по приходите.

ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ЛИЦАТА, КОИТО ИЗПОЛЗВАТ СОФТУЕР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА

ПРОДАЖБИТЕ В ТЪРГОВСКИ ОБЕКТ (НОВА – ДВ, БР. 80 ОТ 2018 Г.)

Чл. 52з. (Нов – ДВ, бр. 80 от 2018 г.) (1) Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС в срок до 7 дни

от инсталирането на софтуер за управление на продажбите в търговския обект подават

информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на

Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на НАП, съгласно приложение № 32.

(2) При промяна на данните по ал.1 задължените лица подават актуална информация в

7-дневен срок от настъпване на промяната.

(3) Лицата по чл. 118, ал.18 от ЗДДС могат да използват в търговски обект, в който се

извършват продажби на стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон, само софтуер/и за управление на продажбите, отговарящ/и на посочените в приложение №29 изисквания, като софтуерът/ите задължително управлява/т всички фискални устройства в този обект.

(4) Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС нямат право без оторизация от

производителя/разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули към него.

(5) Създаваната от софтуера база данни може да бъде съхранявана само на територията на Република България или на държава – членка на Европейския съюз.

Чл. 52и. (Нов- ДВ, бр. 80 от 2018 г.) (1) При извършване на проверка в търговски обект

лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС са длъжни по искане от орган по приходите незабавно да осигурят достъп до всички устройства, които работят с използвания в обекта софтуер- сървъри, работни станции, ФУ и др. В случай че местонахождението на част от устройствата е извън проверявания обект, до тях следва незабавно да се осигури отдалечен достъп.

(2) Когато софтуерът е инсталиран в среда на задълженото лице (собствена или наета) и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, същото е длъжно незабавно да осигури:

  1. достъп до конфигурирания в софтуера „одиторски профил“;
  2. директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и

архивните БД на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, независимо от местонахождението на БД.

(3) Когато софтуерът се ползва като облачна услуга, предоставена от

производител/разпространител, и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, задълженото лице е длъжно незабавно да осигури:

  1. достъп до конфигурирания в софтуера „одиторски профил“;
  2. достъп до инсталирани локални софтуерни компоненти;
  3. директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и

архивните бази данни на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, в случай че се използва локална база данни.

Чл. 52к. (Нов – ДВ, бр. 80 от 2018 г.) (1) Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са отговорни

за целостта и интегритета на информацията, съдържаща се в базата данни на софтуера (текуща база данни и архивни копия на базата данни), както и за съхранението ѝ в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, независимо от нейното местонахождение.

(2) Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са длъжни при поискване да осигурят на органите

по приходите достъп до информацията по ал.1 с възможност за експорт и копиране през потребителския интерфейс на софтуера. Когато софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност на лицето по чл.3 и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички или на част от изискванията по т. 16, 17, 18, и 19, изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.

(3) Когато работата на софтуера е свързана с получаване или подаване на информация от или към други софтуери или модули от информационни системи, лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС съхраняват информацията, създавана чрез тези софтуери (модули от информационни системи), в сроковете по чл.38, ал.1 от ДОПК и при поискване предоставят достъп до нея с пълни права за четене и експорт на данни.

Чл. 52л. (Нов- ДВ, бр.80 от 2018 г.) Лицата по чл. 118, ал.18 от ЗДДС са длъжни да

въвеждат имената за всеки от ползвателите (операторите) на софтуера съгласно сключените с тях трудови или граждански договори, присвоената роля/роли и периода на активност за всяка от присвоените роли.